Algemene Voorwaarden Cooper

Versie: 2.0 Versiedatum: 6 september 2026

In één oogopslag

• Wat: Cooper is een voice-first AI-app voor Belgische zelfstandige vakmannen, geleverd door The Apex Group BV (Tervuren, KBO 0747.669.268).
• Voor wie: uitsluitend B2B — meerderjarige zelfstandige ondernemers met een geldig Belgisch BTW-nummer.
• Prijs: Pioniers betalen € 49 per maand, met veertien dagen gratis proef en maandelijks opzegbaar (zie 8.1); daarnaast kan Cooper gebruikers op uitnodiging gratis toegang geven.
• Beschikbaarheid: Cooper spant zich in voor een stabiele dienst maar geeft geen gegarandeerd beschikbaarheidspercentage (zie 11.1). Uw gegevens worden dagelijks versleuteld geback-upt.
• De demo: wie Cooper eerst uitprobeert zonder account, valt onder artikel 3.6 — geen BTW-nummer nodig, geen echte facturatie, en de demo-omgeving verdwijnt binnen 24 uur.
• AI-output controleren: Cooper’s stem-assistent kan fouten maken. U moet elke voorgestelde factuur, offerte, klantgegeven of andere actie controleren vóór u die naar derden communiceert.
• Geschillen: Belgisch recht, Ondernemingsrechtbank Leuven (Nederlandstalig).
• Contact: info@getcooper.ai.

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende termen de hieronder vermelde betekenis:

• “Cooper” of “Wij”: The Apex Group BV (hierna ook: de “Aanbieder”), met zetel te Wandelaarstraat 25, 3080 Tervuren, België, KBO-nummer 0747.669.268, BTW-nummer BE 0747.669.268, wettelijk vertegenwoordigd door Thijs Vandekerckhove, te bereiken via info@getcooper.ai.
• “De Gebruiker” of “U”: de natuurlijke persoon-zelfstandige of de rechtspersoon die een Cooper-account heeft, handelend in het kader van zijn beroepsactiviteit, en beschikkend over een geldig Belgisch BTW-nummer.
• “De Diensten”: de Cooper-applicatie — zowel de mobiele app als de webversie — en alle bijhorende functies (klantbeheer, opdrachtbeheer, voorraadbeheer, facturatie, offertes, AI-stem-assistent, integraties met Google-diensten, sync naar de cloud). Beide oppervlakken werken op dezelfde gegevens; de AI-stem-assistent is uitsluitend in de mobiele app beschikbaar.
• “De Inhoud”: alle data die de Gebruiker invoert, importeert, genereert of laat genereren met behulp van Cooper, met inbegrip van klantgegevens, opdrachtgegevens, facturen, offertes en voorraadgegevens.
• “AI-Output”: de spraak, tekst, suggesties en tool-aanroepen die de AI-stem-assistent voortbrengt op basis van uw invoer.
• “Subverwerker”: een door Cooper aangestelde derde partij die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt (zie de Privacyverklaring voor de volledige lijst).
• “De Privacyverklaring” en “De Verwerkersovereenkomst”: de aparte juridische documenten die de gegevensbescherming regelen, raadpleegbaar via Instellingen → Over Cooper.
• “Pionier”: een Gebruiker die zich via het aanmeldformulier op onze website heeft aangemeld, door Cooper is aanvaard, en gebruikmaakt van het vaste maandbedrag uit artikel 8.1.
• “De Kring”: de groep gebruikers die u als accounthouder aan uw bedrijfsaccount koppelt en die daardoor toegang krijgt tot een deel van de Inhoud (zie 3.4).
• “De Demo”: de vrijblijvende proefomgeving die u zonder account kan starten (zie 3.6).

2. Voorwerp van de overeenkomst

2.1 De Diensten

Cooper levert de Gebruiker een applicatie (“Cooper”), beschikbaar als mobiele app en als webversie, die de Belgische zelfstandige vakman ondersteunt bij:

• het beheer van klanten en hun gegevens;
• het beheer van opdrachten, tijdregistratie, een tijdgebaseerde herinnering 15 minuten vóór een geplande opdracht en een geofence-gebaseerde vertrek-melding wanneer u tijdens een lopende opdrachttimer de werf verlaat;
• het beheer van een artikelen- en materiaalvoorraad;
• het opstellen, valideren en versturen van facturen en offertes overeenkomstig de Belgische BTW-regels (waaronder het 6%-renovatietarief, het 21%-standaardtarief, de medecontractant-regeling en de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen);
• het opslaan en synchroniseren van deze gegevens via Supabase-cloudinfrastructuur in de Europese Economische Ruimte;
• het bedienen van al deze functies via een AI-stem-assistent in het Vlaams (Google Gemini Live; waar die verwerking gebeurt, staat in sectie 4.1 van de Privacyverklaring);
• optionele integraties met Google Gmail (factuur-/offerteverzending), Google Calendar (agenda-synchronisatie) en het importeren van telefooncontacten als klantgegevens.

2.2 Wat Cooper expliciet niet biedt

Cooper biedt geen:

• bestelfunctie of boodschappenlijst;
• creditnota’s;
• functionaliteit voor het documenteren van opdrachten of klanten met foto’s of bijlagen (de camera wordt alleen gebruikt om uw bedrijfslogo te uploaden en om optionele schermafbeeldingen bij feedback te voegen);
• ingebouwde boekhoudmodule (Cooper is geen boekhoudpakket);
• directe integraties met WhatsApp, SMS of andere berichtendiensten;
• verzending van uw facturen zelf over het Peppol-netwerk (Cooper is geen Peppol Access Point; zie 2.4 voor wat Cooper wél voor u klaarzet om aan de Peppol-verplichting te voldoen).

Accountbeëindiging en data-export verlopen via e-mail; artikel 14 beschrijft hoe en binnen welke termijn.

2.3 Doelgroep en B2B-aard

De Diensten zijn uitsluitend bestemd voor meerderjarige (≥ 18 jaar) zelfstandige ondernemers met een geldig Belgisch BTW-nummer. Het BTW-nummer is een verplicht veld tijdens onboarding. Deze overeenkomst is daarom een B2B-overeenkomst. De consumentenbeschermings-bepalingen uit Boek VI van het Wetboek van Economisch Recht zijn niet van toepassing. De bepalingen inzake onrechtmatige bedingen tussen ondernemingen (artikelen VI.91/3 en volgende WER) blijven daarentegen wél van toepassing en worden door Cooper gerespecteerd.

2.4 UBL-bijlage en verzending via uw boekhoudpakket

Bij elke factuur aan een zakelijke klant voegt Cooper naast de factuur-PDF ook een gestructureerd UBL-bestand toe conform de Europese norm EN 16931 — de norm waarin ook de Belgische Peppol-verplichting is opgesteld. Dit UBL-bestand wordt als bijlage meegestuurd met dezelfde factuurmail.

Cooper is geen Peppol Access Point en verstuurt zelf geen facturen over het Peppol-netwerk. Om aan uw wettelijke verplichting tot gestructureerde elektronische B2B-facturatie te voldoen, stelt u in Instellingen het e-mailadres van uw boekhoudpakket in als BCC-ontvanger (zie 6.3). Uw boekhoudpakket ontvangt zo de PDF en het UBL-bestand bij elke factuur, en verzorgt vervolgens zelf de effectieve verzending over het Peppol-netwerk.

De factuurmail die Cooper naar uw klant en in BCC naar uw boekhoudpakket stuurt, is uw eigen exemplaar en archiefstuk; zij vervangt niet de Peppol-verzending door uw boekhoudpakket. U blijft als BTW-plichtige uitsluitend verantwoordelijk voor het effectief laten verzenden van de e-factuur via uw boekhoudpakket, en voor de inhoudelijke en wettelijke conformiteit ervan (waaronder de juiste BTW-tarieven, klantgegevens en wettelijk verplichte vermeldingen).

Twee grenzen aan wat Cooper hier doet. Cooper stelt het UBL-bestand best effort samen volgens EN 16931 en garandeert niet dat elk boekhoudpakket of elke ontvanger het zonder aanpassing verwerkt; u controleert dit best bij uw eerste facturen. En de Belgische verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie geldt tussen Belgische BTW-plichtigen — factureert u aan een buitenlandse klant, dan gelden de regels van diens land, die u zelf nagaat.

3. Toegang en account

3.1 Accounts worden door Cooper aangemaakt

Accounts worden aangemaakt door Cooper. Dat gebeurt op uitnodiging, of nadat u zich via het aanmeldformulier op onze website als Pionier heeft aangemeld (zie 8.1) en Cooper uw aanmelding heeft beoordeeld en aanvaard. Cooper richt het account voor u in en bezorgt u de logingegevens. De applicatie zelf biedt geen self-service registratiefunctie: u kan geen Cooper-account aanmaken zonder dat Cooper het voor u inricht. De Demo uit 3.6 is geen account en valt hierbuiten.

3.2 Inloggen

De toegang gebeurt met e-mailadres en wachtwoord, beheerd door Supabase Auth. U kan optioneel inloggen via Google Sign-In voor het koppelen van Gmail- en Calendar-functionaliteit; Google Sign-In dient niet als primaire authenticatiemethode.

3.3 Verplichte onboardingsgegevens

Tijdens onboarding voert u uw bedrijfsgegevens in. De volgende velden zijn verplicht (en worden ook door de app als zodanig afgedwongen via formulier-validatie): bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer (gevalideerd via de Belgische modulo-97-controle), e-mailadres en IBAN (gevalideerd via de Belgische IBAN-modulo-97-controle). Uw uurtarief wordt bij de start automatisch op een standaardwaarde van € 50/uur ingesteld en kan tijdens onboarding worden aangepast. Het bedrijfslogo en het BCC-adres voor uw boekhouding of boekhoudpakket (zie 6.3) zijn optioneel.

3.4 Eén account = één bedrijf

Eén account vertegenwoordigt één bedrijf. Als accounthouder kan u andere Cooper-gebruikers aan uw account koppelen; die groep heet uw Kring.

Een kringlid kan uw klanten, opdrachten en toewijzingen, tijdregistraties, materiaalgebruik, voorraad, dienstencatalogus, kostposten en opgeladen bestanden raadplegen, aanmaken, wijzigen en verwijderen. Uw facturatie blijft van u: facturen, offertes en de regels daarop zijn voor een kringlid niet bereikbaar, evenmin als uw bedrijfsgegevens, uw factuurinstellingen, de gegevensimport en uw IBAN.

U beslist wie u toevoegt en wie u verwijdert; bij verwijdering vervalt de toegang. Gegevens die een kringlid heeft aangemaakt of gewijzigd, blijven bestaan. U blijft jegens Cooper verantwoordelijk voor het gebruik dat uw kringleden van de Diensten maken, en jegens uw eigen klanten de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die u zo deelt — sectie 5.5 van de Verwerkersovereenkomst beschrijft wat dat van u vraagt.

3.5 Account- en wachtwoordveiligheid

U bent verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van uw inloggegevens. U mag uw wachtwoord wijzigen via Instellingen → Account. Bij vermoeden van compromittering brengt u Cooper onmiddellijk op de hoogte via info@getcooper.ai.

3.6 De Demo — uitproberen zonder account

Cooper laat u toe de app vrijblijvend uit te proberen zonder account aan te maken. Voor die Demo gelden afwijkende regels:

• Geen account, geen BTW-nummer, geen betaalgegevens. De Demo draait op een tijdelijke, anonieme sessie. De voorwaarde uit 2.3 dat u over een Belgisch BTW-nummer beschikt, en de provisioning-regel uit 3.1, gelden hier niet.
• Geen echte administratie. U werkt met voorbeeldgegevens. De factuur die u tijdens de Demo kan laten opmaken en naar uzelf laten verzenden, is een voorbeeld: ze is geen rechtsgeldige factuur, mag niet aan een derde worden verstuurd en heeft geen enkele fiscale betekenis.
• Beperkte functionaliteit. Uw bedrijfsgegevens, de factuurinstellingen, de gegevensimport en de koppelingen met Google zijn tijdens de Demo afgesloten. De spraaktijd is begrensd; is die op, dan eindigt de Demo.
• De omgeving verdwijnt. De demo-omgeving en alles wat u erin aanmaakt, worden binnen vierentwintig uur automatisch en definitief verwijderd. Wil u verder werken, dan heeft u een echt account nodig (zie 3.1). Gegevens die u zelf opgeeft om gecontacteerd te worden, volgen een eigen bewaartermijn — zie sectie 2.11 van de Privacyverklaring.
• Wat wél geldt. Ook tijdens de Demo zijn artikel 6.4 en 6.5 (uw controleplicht op AI-output en het aanvaardbaar gebruik van de stem-assistent), artikel 7 (de AI-disclaimers), artikel 9 (intellectuele eigendom) en artikel 12 (aansprakelijkheid) onverkort van toepassing.
• Geen recht op continuïteit. De Demo is een vrijblijvend aanbod. Cooper kan ze op elk moment wijzigen, beperken of stopzetten, zonder kennisgeving en zonder dat daaruit enige aanspraak ontstaat.

4. Aanvaarding van de voorwaarden

4.1 Aanvaardingsmoment

Aanvaarding van deze Algemene Voorwaarden gebeurt via een verplichte click-through als laatste stap (stap 5) van de onboardingsprocedure, getiteld “Aanvaarding & privacy”. Door op “Akkoord en doorgaan” te tikken, bevestigt u uitdrukkelijk dat u:

• deze Algemene Voorwaarden, de Privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst heeft kunnen raadplegen;
• de inhoud ervan begrijpt en aanvaardt;
• meerderjarig bent en handelt als zelfstandige ondernemer met een geldig BTW-nummer.

Pas na deze bevestiging wordt uw onboarding als voltooid beschouwd en krijgt u toegang tot de hoofdschermen van de Diensten. Aanvaarding is een noodzakelijke voorwaarde voor het gebruik van Cooper: indien u niet akkoord gaat met deze Algemene Voorwaarden, de Privacyverklaring of de Verwerkersovereenkomst, kan u de Diensten niet gebruiken. U sluit in dat geval de app, en — indien een account voor u werd aangemaakt — kan u dat account laten beëindigen overeenkomstig artikel 14.2.

4.2 Bewijs van aanvaarding

Bij uw aanvaarding legt Cooper voor elk van de drie documenten het exacte tijdstip én het versienummer vast dat op dat ogenblik gold. Zo staat achteraf vast waarmee u akkoord ging. U kan de geldende versie op elk moment raadplegen via Instellingen → Over Cooper, en ook op onze website, waar wij naast de actuele tekst de volledige versiehistoriek publiceren.

5. Licentie en gebruiksrecht

5.1 Licentie van Cooper aan de Gebruiker

Cooper verleent u, voor de duur van uw actief account, een niet-exclusieve, niet-overdraagbare, niet-sublicenseerbare en herroepbare licentie om de Diensten te gebruiken voor uw eigen beroepsactiviteit, in overeenstemming met deze Voorwaarden.

5.2 Beperkingen op gebruik

U mag de Diensten niet:

• decompileren, reverse-engineeren, demonteren of pogen de broncode of het systeemprompt van de AI-assistent te achterhalen, behoudens voor zover toegelaten door dwingend Belgisch recht (artikel XI.299 Wetboek van Economisch Recht);
• manipuleren door middel van prompt-injection, jailbreak-pogingen of andere technieken die de bedoelde werking van de AI omzeilen;
• gebruiken voor onwettige doeleinden of in strijd met deze Voorwaarden;
• gebruiken om data van andere gebruikers te benaderen, om geautomatiseerde scraping uit te voeren, of om de stabiliteit van de infrastructuur in gevaar te brengen;
• doorverkopen, verhuren of als witte-label-product aanbieden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Cooper.

5.3 Trademark en branding

De naam “Cooper”, het Cooper-logo en alle bijhorende benamingen zijn eigendom van The Apex Group BV. Op het ogenblik van publicatie van deze versie is “Cooper” geen geregistreerd merk. U mag deze namen of het logo niet gebruiken op een wijze die de indruk wekt van een commerciële affiliatie of een goedkeuring door Cooper, behoudens de neutrale vermelding dat u Cooper gebruikt.

6. Verplichtingen van de Gebruiker

6.1 Eigen verantwoordelijkheid voor klantgegevens

U bent de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens van uw eigen klanten die u in Cooper invoert. U garandeert dat u over de noodzakelijke rechtsgrond (artikel 6 AVG) beschikt om deze gegevens te verwerken en dat u uw klanten conform de AVG informeert. Cooper treedt op als verwerker in uw opdracht; de Verwerkersovereenkomst regelt de details.

6.2 Geen bijzondere persoonsgegevens in vrij-tekst velden

U voert geen bijzondere persoonsgegevens in (gezondheid, religie, vakbond, seksueel leven, biometrie of strafrechtelijke gegevens — artikel 9 en 10 AVG) in vrij-tekst velden zoals klantnotities, opdrachtbeschrijvingen of feedback-omschrijvingen. Cooper is niet ontworpen voor de verwerking van bijzondere categorieën.

6.3 Boekhouder of boekhoudpakket als BCC-ontvanger

Als u in Instellingen een e-mailadres invoert, wordt dit automatisch in BCC gezet bij elke factuur die u verstuurt via de Gmail-koppeling; offertes gaan niet naar dit adres. Het kan het e-mailadres van uw boekhouder zijn, of het forward-adres van uw boekhoudpakket — bijvoorbeeld om de e-factuur via Peppol te laten verzenden (zie 2.4).

U kiest en controleert dit adres zelf. Cooper valideert niet of het ingevoerde adres correct is, bij de juiste ontvanger toekomt, of daadwerkelijk tot een Peppol-verzending leidt. Voert u een verkeerd adres in, dan is dat uw eigen verantwoordelijkheid — ook wanneer dit tot een datalek zou leiden doordat uw factuurgegevens bij een verkeerde ontvanger terechtkomen. Door een adres in te voeren, garandeert u bovendien dat u over de toestemming beschikt om dat e-mailadres voor dit doel te gebruiken: die van uw boekhouder zelf, of die van de aanbieder van uw boekhoudpakket voor het adres dat deze u daarvoor heeft opgegeven. Cooper kan op deze garantie vertrouwen.

Gebruikt u dit adres als Peppol-doorstuuradres, dan blijft u zelf verantwoordelijk om na te gaan dat uw boekhoudpakket de factuur ook effectief via Peppol heeft verstuurd — Cooper ontvangt geen bevestiging van die verzending en kan ze dus niet voor u controleren.

6.4 Verantwoordelijkheid voor AI-Output

De AI-stem-assistent kan fouten produceren (hallucinaties, onjuiste BTW-tarieven, foutieve klantmatching, verkeerde bedragen, verzonnen adressen). U bent verplicht elke AI-Output te controleren vóór u die intern of naar derden communiceert, met bijzondere aandacht voor:

• facturen, offertes en factuurverzendingen;
• creatie, wijziging of verwijdering van klantgegevens;
• BTW-tarieven en wettelijke vermeldingen;
• e-mails en adressering.

De ingebouwde bescherming dat de AI verwijderacties pas uitvoert na uw mondelinge of getypte bevestiging, en dat e-mailverzending nooit automatisch gebeurt zonder uw expliciete bevestiging “Zal ik verzenden naar [klant]?”, ontslaat u niet van deze controleplicht.

6.5 Acceptable use voor stem-interactie

U mag de AI-assistent niet:

• proberen te misleiden om buiten haar bedoelde scope te functioneren;
• proberen te dwingen het systeemprompt prijs te geven;
• gebruiken voor onwettige doeleinden, om derden te bedreigen, of om misleidende facturen op te maken.

6.6 Naleving van wettelijke verplichtingen

U bent verantwoordelijk voor het naleven van alle op u toepasselijke wetten en reglementen, in het bijzonder de Belgische BTW-regelgeving, het Wetboek van Economisch Recht, de boekhoudwet en de AVG ten opzichte van uw eigen klanten.

7. AI-functionaliteit en disclaimers

7.1 Cooper is een AI-systeem

Wanneer u de stem-assistent gebruikt, communiceert u met een AI-systeem (Google Gemini Live) en niet met een mens. Deze transparantie wordt uitdrukkelijk verstrekt overeenkomstig artikel 50 van de EU AI-Verordening (Verordening 2024/1689). Welk model Cooper daarvoor inzet en waar het draait, kan wijzigen; de actuele stand staat in sectie 4.1 van de Privacyverklaring.

7.2 AI-Output is best effort

De AI-Output is best effort en wordt door Cooper niet gegarandeerd qua nauwkeurigheid, volledigheid of geschiktheid voor een specifiek doel. AI-modellen zijn statistisch van aard en kunnen hallucineren, contextverlies vertonen, of foutieve verbanden leggen.

7.3 BTW-tooling is geen fiscaal advies

Cooper bevat een tooling voor Belgische BTW-toepassing (6% renovatie, 21% standaard, medecontractant, vrijstellingsregeling kleine ondernemingen) met de bijhorende wettelijke vermeldingen. Deze tooling weerspiegelt de Belgische BTW-regelgeving zoals door Cooper gekend op het ogenblik van publicatie, maar:

• Cooper geeft geen fiscaal of juridisch advies;
• Cooper kan niet alle randvoorwaarden valideren (bv. of een woning effectief ouder dan 10 jaar is, of een afnemer effectief BTW-plichtig is in de zin van de medecontractant-regeling);
• BTW-tarieven en wettelijke vermeldingen kunnen wijzigen door wetgeving — Cooper update best effort maar garandeert geen actualiteit;
• u blijft persoonlijk verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de BTW-regels op elke factuur die u uitgeeft.

7.4 Geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg

Elke wijziging die de AI voorstelt en die uw bedrijf, uw klanten of uw geldstromen raakt — een factuur opmaken, een klant aanpassen, een verwijdering uitvoeren, een e-mail versturen — vereist uw expliciete bevestiging. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg in de zin van artikel 22 AVG.

7.5 Onomkeerbaarheid van verstuurde facturen

Zodra u een factuur verzendt, kan u:

• de inhoud van de factuur (regels, bedragen, BTW-tarief, korting, titel, gekoppelde klant en gekoppelde opdracht) niet meer wijzigen;
• de factuur niet meer verwijderen.

Status-overgangen (bv. “verzonden” → “betaald”) blijven wel mogelijk. Wijzigingen aan een klantenrecord (bv. een adreswijziging via manage_customer) hebben geen invloed op een reeds verstuurde factuur of op de PDF die effectief naar de eindklant verzonden werd. Deze beperking is een bewuste beveiliging om de fiscale traceerbaarheid van uw uitgaande facturatie te garanderen. Cooper biedt in deze versie geen creditnota-functionaliteit — corrigerende handelingen op verstuurde facturen moet u via uw boekhouder of via een aanvullende factuur regelen, buiten Cooper.

8. Vergoedingen

8.1 Pioniersprijs

Cooper geeft een beperkt aantal — vijfentwintig — plaatsen vrij voor Pioniers. Een Pionier betaalt een vast maandbedrag van € 49 per maand, geniet de eerste veertien dagen gratis als proefperiode, en kan op elk moment maandelijks opzeggen via info@getcooper.ai. Dat bedrag blijft behouden zolang de Pionier klant blijft, ook wanneer Cooper later een ander prijsmodel invoert (zie 8.3).

Daarnaast kan Cooper gebruikers op uitnodiging gratis toegang geven: geen abonnement, geen creditcard-vereiste, geen automatische verlenging. Of en aan wie Cooper zo’n uitnodiging richt, beslist Cooper.

8.2 Cooper draagt de derde-partij-kosten

Voor gebruikers die op uitnodiging gratis werken, draagt Cooper de kosten voor de AI-stemverwerking bij Google, Google Places, Supabase en andere Subverwerkers; zij ontvangen daarvoor geen factuur van Cooper. Voor Pioniers zijn die kosten begrepen in het vaste maandbedrag uit 8.1.

8.3 Wijziging van het prijsmodel

Cooper behoudt zich het recht voor om later een ander prijsmodel in te voeren (bv. een maandelijks of jaarlijks abonnement) of gratis toegang op uitnodiging te beëindigen. Een dergelijke wijziging:

• zal minstens 30 dagen vooraf worden aangekondigd via e-mail en/of een banner in de app;
• gaat pas in na uw expliciete aanvaarding van de prijswijziging;
• geeft u het recht om uw account zonder kost te beëindigen vóór de prijswijziging ingaat (zie artikel 14).

9. Intellectuele eigendom

9.1 Eigendom van Cooper

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Diensten — met inbegrip van de software, broncode, designs, gebruikersinterface, het systeemprompt van de AI-assistent, de Vlaamse stem-persoonlijkheid, het Cooper-logo en de naam — behoren toe aan The Apex Group BV of haar licentiegevers. Niets in deze Voorwaarden draagt enig intellectueel eigendomsrecht over aan de Gebruiker.

9.2 Eigendom van de Gebruiker

U behoudt de volledige eigendom van de Inhoud die u in Cooper invoert (klantgegevens, opdrachtgegevens, facturen, offertes, voorraadgegevens, bedrijfslogo, optionele eigen voorwaarden-PDF). Cooper verkrijgt enkel de noodzakelijke licentie om deze Inhoud te verwerken, op te slaan, te synchroniseren en — op uw initiatief — te delen met de Subverwerkers die nodig zijn om de Diensten te leveren (zoals beschreven in de Privacyverklaring).

9.3 Feedback

Wanneer u via de in-app feedback-functie (“Bug rapporteren” of “Functie aanvragen”) opmerkingen, suggesties of bug-rapporten indient, verleent u Cooper een wereldwijde, royaltyvrije, eeuwigdurende en overdraagbare licentie om deze feedback vrij te gebruiken voor productverbetering, in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm. U garandeert dat u over de rechten beschikt om deze feedback te delen.

9.4 Componenten van derden

Cooper bevat componenten van derden (open-source en/of onder een community- of commerciële licentie). De volledige lijst van deze componenten en hun bijhorende licentievoorwaarden is op aanvraag beschikbaar via info@getcooper.ai.

10. Privacy en gegevensverwerking

De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld in twee aparte documenten:

• De Privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens Cooper verwerkt, voor welke doeleinden, op welke rechtsgronden, hoe lang ze worden bewaard en met welke Subverwerkers ze worden gedeeld. Beschikbaar via Instellingen → Over Cooper.
• De Verwerkersovereenkomst regelt de verwerker-relatie tussen Cooper (verwerker) en u (verwerkingsverantwoordelijke) voor de gegevens van uw eigen klanten, in overeenstemming met artikel 28 AVG. Beschikbaar via Instellingen → Over Cooper.

Beide documenten maken integraal deel uit van deze Algemene Voorwaarden.

11. Beschikbaarheid van de Diensten

11.1 Inspanningsverbintenis — geen SLA

Cooper spant zich in om de Diensten stabiel en doorlopend beschikbaar te houden. Dat is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis: Cooper biedt geen gegarandeerd beschikbaarheidspercentage (SLA) en garandeert niet:

• ononderbroken beschikbaarheid;
• foutloze werking;
• minimale responstijd;
• compatibiliteit met toekomstige besturingssysteem-versies.

Gepland onderhoud, updates en storingen bij Subverwerkers (zie artikel 16) kunnen de Diensten tijdelijk onderbreken; gepland onderhoud kondigt Cooper waar mogelijk vooraf aan.

Cooper maakt dagelijks een versleutelde back-up van uw gegevens en bewaart die vijfendertig dagen (zie sectie 7 en 8 van de Privacyverklaring). Wil u daarnaast een eigen archief van uw facturen bijhouden, dan kan u uw boekhouder of boekhoudpakket als BCC-ontvanger instellen (zie 6.3) of een PDF-bundel opvragen via info@getcooper.ai.

11.2 Offline-werking en internetafhankelijkheid

Cooper is een offline-first applicatie: de meeste kritische functies werken zonder internet door middel van een lokale, versleutelde database. Een internetverbinding is wel vereist voor:

• het inloggen op uw account (Supabase Auth valideert uw e-mailadres en wachtwoord online);
• het synchroniseren van uw gegevens met de cloud (push en pull);
• het gebruik van de AI-stem-assistent (Google Gemini Live);
• het opvragen van adressen via Google Places;
• het synchroniseren van Google Calendar (indien gekoppeld);
• het versturen van facturen of offertes via Gmail (indien gekoppeld);
• de OAuth-machtiging voor Gmail- of Calendar-koppeling via Google Sign-In.

11.3 Feedback

Meldingen van fouten en suggesties via de in-app feedback-functie zijn welkom; zij helpen Cooper de Diensten te verbeteren. Wat Cooper met die feedback mag doen, staat in 9.3.

11.4 Wijziging van de Diensten

Cooper kan de Diensten op elk moment, met redelijke kennisgeving (≥ 7 dagen):

• tijdelijk opschorten voor onderhoud;
• wijzigen (functies toevoegen, wijzigen of verwijderen);
• overdragen naar een andere juridische entiteit (waarbij uw rechten uit deze Voorwaarden behouden blijven).

Een wijziging van het prijsmodel volgt 8.3 en een beëindiging van de Diensten volgt 14.3 — telkens met dertig dagen kennisgeving.

12. Aansprakelijkheid

12.1 Algemeen aansprakelijkheidsplafond

In de mate maximaal toegelaten door dwingend Belgisch recht is de totale aansprakelijkheid van Cooper jegens u, uit welken hoofde ook (contractueel, buitencontractueel, op grond van de AVG of anderszins), beperkt tot:

• voor gebruikers die op uitnodiging gratis werken: een forfaitair bedrag van € 1.000;
• voor betalende gebruikers: maximaal het totaalbedrag van de in de zes maanden voorafgaand aan de schadeverwekkende gebeurtenis door u aan Cooper effectief betaalde vergoedingen, met een minimumvloer van € 1.000.

12.2 Uitgesloten schade

Cooper is in geen geval aansprakelijk voor:

• indirecte schade, met inbegrip van maar niet beperkt tot gederfde winst, omzetverlies, verlies van klanten, reputatieschade, verlies van data (behoudens de wettelijke verplichtingen van Cooper als verwerker onder de AVG), verlies van zakelijke kansen of bedrijfsstilstand;
• schade voortvloeiend uit een fout of onnauwkeurigheid in de AI-Output die u niet heeft gecontroleerd vóór communicatie naar derden (zie 6.4);
• schade voortvloeiend uit uitval, vertraging of beleidswijziging van Subverwerkers of derde-partij-diensten waarvan Cooper afhankelijk is (zie artikel 16);
• schade voortvloeiend uit uw eigen niet-naleving van de op u toepasselijke wettelijke verplichtingen, met inbegrip van de Belgische BTW-regelgeving en de AVG ten opzichte van uw eigen klanten.

12.3 Onaantastbare aansprakelijkheid

De beperkingen uit 12.1 en de uitsluitingen uit 12.2 gelden niet voor schade die voortvloeit uit:

• opzet of zware fout van Cooper of haar werknemers en aangestelden;
• bedrog of fraude;
• lichamelijk letsel of overlijden;
• de niet-uitvoering van een verbintenis die de hoofdprestatie van deze overeenkomst uitmaakt;
• enige andere aansprakelijkheid die niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten of beperkt onder Belgisch dwingend recht (waaronder de bepalingen inzake onrechtmatige bedingen tussen ondernemingen in artikelen VI.91/3 en volgende van het Wetboek van Economisch Recht).

12.4 Verjaring

Elke vordering tegen Cooper voortvloeiend uit deze overeenkomst verjaart, behoudens dwingend recht, één jaar na de datum waarop u kennis kreeg of redelijkerwijze kennis kon krijgen van het schadeverwekkend feit.

13. Vrijwaring door de Gebruiker

13.1 Vrijwaring voor klant-gerelateerde claims

U vrijwaart Cooper, haar bestuurders, werknemers en aangestelden voor en tegen alle vorderingen, schades, verliezen en kosten (inclusief redelijke advocatenkosten) die voortvloeien uit of verband houden met:

• de gegevens van uw eigen klanten die u in Cooper heeft ingevoerd, met inbegrip van eventuele vorderingen van die klanten op grond van de AVG die voortvloeien uit uw verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke;
• de inhoud van de facturen, offertes, e-mails en andere communicaties die u opstelt en/of via Cooper verzendt naar derden, ook indien deze inhoud (mede) gegenereerd is door de AI-Output;
• elke schending door u van deze Voorwaarden, van de Privacyverklaring, van de Verwerkersovereenkomst of van enige op u toepasselijke wettelijke verplichting.

13.2 Procedure

Cooper brengt u onmiddellijk op de hoogte van elke vordering die onder deze vrijwaring valt. U mag de verdediging op uw kosten leiden, mits u Cooper redelijk informeert. Cooper mag te allen tijde haar eigen advocaat betrekken, op haar eigen kosten, om haar belangen mee te bewaken. Geen schikking die een verplichting of erkenning ten laste van Cooper inhoudt, kan worden aangegaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Cooper.

14. Looptijd en beëindiging

14.1 Looptijd

Deze overeenkomst gaat in op het moment van uw aanvaarding (zie artikel 4) en geldt voor onbepaalde duur, behoudens beëindiging overeenkomstig dit artikel.

14.2 Beëindiging door de Gebruiker

U kan uw account op elk moment beëindigen door een e-mail te sturen naar info@getcooper.ai met de uitdrukkelijke vraag tot accountverwijdering. Cooper:

• bevestigt de ontvangst binnen een redelijke termijn;
• handelt uw verzoek af binnen 30 dagen (artikel 12, §3 AVG) door uw account in te trekken en uw gegevens als verwijderd te markeren; de fysieke vernietiging uit onze actieve systemen volgt automatisch binnen ten hoogste 90 dagen daarna (zie 14.4), met uitzondering van uw verstuurde facturen — daarvoor geldt 14.5;
• biedt u op uw verzoek vóór de definitieve afhandeling een data-export aan in een machinaal leesbaar formaat (JSON/CSV/PDF-bundel), eveneens binnen 30 dagen na uw verzoek.

14.3 Beëindiging door Cooper

Cooper kan deze overeenkomst beëindigen of opschorten:

• zonder voorafgaande kennisgeving in geval van zware schending van deze Voorwaarden, fraude, onwettig gebruik, of misbruik dat de stabiliteit of veiligheid van de Diensten in gevaar brengt;
• met 30 dagen voorafgaande kennisgeving in alle andere gevallen, met inbegrip van een algemene beslissing om de Diensten te beëindigen.

14.4 Gevolgen van beëindiging

Na beëindiging:

• vervalt uw recht op toegang tot de Diensten;
• worden uw gegevens fysiek verwijderd uit onze actieve systemen binnen 90 dagen na beëindiging, met uitzondering van uw verstuurde facturen (zie 14.5);
• blijven de bepalingen in deze Voorwaarden die naar hun aard voortduren (artikel 9 over IP, artikel 12 over aansprakelijkheid, artikel 13 over vrijwaring, artikel 18 over toepasselijk recht) van toepassing.

14.5 Belgische bewaarplicht voor facturen

Cooper houdt verstuurde facturen in actieve toestand bewaard zolang uw account bestaat, en verwijdert ze niet via de standaard 90-dagen tombstone-cleanup (zie 7.5). Ook de beëindiging van uw account brengt die facturen niet onder de 90-dagen-vernietiging uit 14.4: zij volgen de wettelijke bewaartermijn die sectie 7 van de Privacyverklaring voor facturen vastlegt — tien (10) jaar, en vijftien (15) jaar voor onroerend werk (artikel 60 van het Wetboek BTW).

Die bewaartermijn rust op u als BTW-plichtige, niet op Cooper: het is uw eigen verplichting om over uw factuurgegevens te beschikken. U bent er dan ook zelf verantwoordelijk voor om vóór beëindiging een data-export op te vragen (zie 14.2) of een ander archief aan te leggen, bijvoorbeeld via uw boekhouder als BCC. Cooper biedt geen exportfunctie in de app en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het verlies van factuurgegevens na beëindiging van het account.

15. Wijziging van de voorwaarden

15.1 Recht tot wijziging

Cooper behoudt zich het recht voor om deze Algemene Voorwaarden te wijzigen om redenen van wettelijke aanpassing, evolutie van de Diensten, wijziging van Subverwerkers of operationele optimalisering.

15.2 Kennisgeving

Bij substantiële wijzigingen brengen wij u minstens 30 dagen vóór de inwerkingtreding op de hoogte via:

• een e-mail aan het adres dat aan uw account gekoppeld is, en/of
• een banner in de app.

15.3 Aanvaarding bij eerstvolgende login — verplicht

Bij substantiële wijzigingen krijgt u de gewijzigde versie bij uw eerstvolgende aanmelding voorgelegd en moet u ze uitdrukkelijk aanvaarden, op dezelfde wijze als beschreven in artikel 4. Aanvaarding is een noodzakelijke voorwaarde voor verdere toegang: zolang u niet aanvaardt, blijft Cooper op dat scherm staan. U kan dan ofwel alsnog aanvaarden, ofwel uw account beëindigen overeenkomstig artikel 14.2.

15.4 Recht van weigering

Indien u niet akkoord gaat met een substantiële wijziging, kan u uw account beëindigen overeenkomstig artikel 14.2. Wij garanderen u in dat geval een redelijke periode (minstens 14 dagen na de inwerkingtreding van de wijziging) om een data-export aan te vragen vóór definitieve verwijdering.

15.5 Kleine wijzigingen

Bij kleine, niet-substantiële wijzigingen (typografische correcties, verheldering van bestaande tekst, technische verfijningen die uw rechten of plichten niet wezenlijk wijzigen) volstaat een aanpassing van het versienummer en de versiedatum, zonder voorafgaande individuele kennisgeving.

16. Force majeure en derde-partij-afhankelijkheden

16.1 Algemeen

Cooper is niet aansprakelijk voor enige niet-uitvoering of vertraging in de uitvoering van haar verplichtingen die voortvloeit uit overmacht in de zin van het Belgisch verbintenissenrecht, met inbegrip van — maar niet beperkt tot — natuurrampen, oorlog, cyberaanvallen op derden-infrastructuur, regelgevende wijzigingen, en pandemieën.

16.2 Derde-partij-afhankelijkheden

Cooper is voor de werking van de Diensten afhankelijk van een aantal derden, waaronder Supabase, Google Cloud (de AI-diensten, Places, Calendar, Gmail, Sign-In), Brevo (e-mailbezorging), het internet en de app-distributieplatformen (Apple App Store, Google Play Store). Een uitval, vertraging, beleidswijziging of contractuele wijziging vanwege een van deze derden wordt voor de toepassing van deze Voorwaarden gelijkgesteld met overmacht. Cooper kan evenmin aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van de algemene voorwaarden van deze derden.

17. Diversen

17.1 Volledige overeenkomst

Deze Algemene Voorwaarden, samen met de Privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst, vormen de volledige overeenkomst tussen u en Cooper met betrekking tot de Diensten en vervangen alle eerdere afspraken, schriftelijk of mondeling.

17.2 Deelbaarheid

Indien een bepaling van deze Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of onafdwingbaar zou worden verklaard, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Cooper en de Gebruiker zullen in dat geval te goeder trouw onderhandelen om de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke economische en juridische doel zo dicht mogelijk benadert.

17.3 Geen afstand

Het niet of niet-onmiddellijk uitoefenen door Cooper van enig recht uit deze Voorwaarden kan niet worden geïnterpreteerd als een afstand van dat recht.

17.4 Overdraagbaarheid

U mag uw rechten en verplichtingen uit deze Voorwaarden niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Cooper. Cooper mag haar rechten en verplichtingen overdragen in het kader van een fusie, overname, herstructurering of overdracht van het Cooper-product, mits u daarvan op de hoogte wordt gebracht en uw rechten uit deze Voorwaarden behouden blijven.

17.5 Kennisgevingen

Kennisgevingen aan Cooper gebeuren per e-mail aan info@getcooper.ai. Kennisgevingen aan u gebeuren per e-mail aan het adres dat aan uw account gekoppeld is en/of via een banner in de app.

17.6 Taal

De authentieke versie van deze Voorwaarden is Nederlands (Vlaams). Een Engelse of Franse vertaling kan op verzoek worden bezorgd via info@getcooper.ai; in geval van interpretatieverschil prevaleert de Nederlandse versie.

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

18.1 Toepasselijk recht

Deze Algemene Voorwaarden, de Privacyverklaring, de Verwerkersovereenkomst en elke andere overeenkomst tussen u en Cooper worden beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgisch recht, met uitsluiting van de regels van internationaal privaatrecht.

18.2 Bevoegde rechtbank

Voor elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden of de Diensten en dat niet in der minne kan worden opgelost, is uitsluitend de Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank te Leuven bevoegd.

18.3 Voorafgaande klachtbehandeling

Vóór een geschil voor de bevoegde rechtbank te brengen, vragen wij u — voor zover redelijk en binnen de wettelijke termijnen — eerst contact op te nemen met info@getcooper.ai zodat wij kunnen proberen het geschil rechtstreeks op te lossen.

Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Een Engelse of Franse versie is op verzoek beschikbaar via info@getcooper.ai.

Versie 2.0 — 6 september 2026.