Privacyverklaring Cooper
Versie: 1.4 Versiedatum: 30 juli 2026 Status: Alfa-versie — geldig voor de gesloten testfase van Cooper
In één oogopslag
- Wie: Cooper is een product van The Apex Group (Wandelaarstraat 25, 3080 Tervuren, België — KBO 0747.669.268).
- Wat verwerken we: uw bedrijfsgegevens, de gegevens van uw klanten en werven, uw spraak tijdens AI-sessies, operationele gegevens (jobs, facturen, voorraad), en — als u de demo probeert — uw demo-prospectgegevens (zaaknaam, gemeente, e-mailadres).
- Met wie delen we: een beperkte lijst subverwerkers (Supabase, Google Cloud, PostHog, Sentry) waarvan u de volledige lijst vindt in sectie 5.
- Hoe lang: facturen bewaren we 10 jaar (wettelijke verplichting), andere actieve gegevens zolang u Cooper gebruikt, verwijderde gegevens 90 dagen vóór definitieve vernietiging.
- Uw rechten uitoefenen: stuur een e-mail naar
thijs@getcooper.ai. Wij antwoorden binnen één maand.
1. Wie zijn we?
1.1 Identiteit en contact
Cooper is een mobiele applicatie ontwikkeld en geleverd door:
The Apex Group Wandelaarstraat 25, 3080 Tervuren, België KBO-nummer: 0747.669.268 BTW-nummer: BE 0747.669.268 Wettelijk vertegenwoordiger: Thijs Vandekerckhove E-mail:
thijs@getcooper.ai
In deze verklaring noemen we onszelf “Cooper” of “wij”. U als gebruiker — typisch een Belgische zelfstandige vakman — noemen we “u” of “de Gebruiker”.
1.2 Onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO)
Wij hebben vrijwillig een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld:
Thijs Vandekerckhove E-mail:
thijs@getcooper.ai
U mag de DPO rechtstreeks contacteren voor elke vraag, klacht of verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens.
1.3 Onze rol — verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
Cooper heeft twee rollen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, beter bekend als GDPR):
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die u rechtstreeks aan ons toevertrouwt: uw account, uw bedrijfsinstellingen, foutmeldingen, en feedback.
- Wij zijn verwerker voor gegevens van uw klanten, uw jobs en uw facturen die u met Cooper beheert. Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke. Cooper voert de verwerking uit in uw opdracht. Een aparte Verwerkersovereenkomst (beschikbaar via Instellingen → Over Cooper) regelt deze verwerker-relatie volgens artikel 28 AVG.
Deze rolverdeling is belangrijk: het betekent dat u het juiste aanspreekpunt bent voor uw eigen klanten als zij vragen hebben over hun gegevens. Wij ondersteunen u daarbij waar nodig.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we, waarom en op welke rechtsgrond?
Hieronder vindt u per verwerkingsactiviteit een tabel met (1) welke gegevens, (2) hoe wij ze verkrijgen, (3) hoe lang wij ze bewaren, en (4) met wie ze worden gedeeld.
2.1 Account- en authenticatiegegevens
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | E-mailadres, gehasht wachtwoord, sessietokens, optioneel uw Google-profiel (naam, e-mail) als u inlogt via Google. |
| Bron | Direct van u tijdens registratie en inloggen. |
| Doel | U toegang verlenen tot Cooper. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). |
| Bewaartermijn | Zolang uw account actief is. Tot 12 maanden na verwijdering van uw account voor beveiligings- en auditdoeleinden. |
| Gedeeld met | Supabase (authenticatie-infrastructuur). |
2.2 Bedrijfsinstellingen
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, IBAN-rekeningnummer, uurtarief, bedrijfslogo, optioneel boekhouder-e-mail (BCC), instellingen voor facturatie en de stemassistent. |
| Bron | Direct van u tijdens onboarding en in Instellingen. |
| Doel | Uw bedrijfsidentiteit op facturen en offertes vermelden, BTW-regels correct toepassen, betaalinformatie communiceren aan uw eindklanten. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). |
| Bewaartermijn | Zolang uw account actief is. |
| Gedeeld met | Supabase (cloud-opslag). |
2.3 Klantgegevens van uw klanten (PII van derden)
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Naam, adres (incl. GPS-coördinaten), telefoon, e-mail, optioneel BTW-nummer, BTW-voorkeur, woning-bouwjaar (voor de 10-jaarsregel bij renovatie-BTW), notities, onderhoudscontract-status. |
| Bron | U typt ze in, importeert ze uit een Excel/CSV-bestand, of importeert ze uit uw telefooncontacten (na uw expliciete toestemming). |
| Doel | Klantbeheer, facturatie, doorverwijzing naar uw map-app voor navigatie naar werven. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst tussen u en uw klant (u bent verwerkingsverantwoordelijke; Cooper is verwerker — artikel 6.1.b AVG en artikel 28 AVG). |
| Bewaartermijn | Zolang u uw klant niet verwijdert. Bij verwijdering: 90 dagen tot definitieve vernietiging. Uitzondering: als de klant gefactureerd werd, blijft het klantrecord bewaard zolang er facturen aan gekoppeld zijn (zie 2.5). |
| Gedeeld met | Supabase (cloud-opslag). Naam, adres en factuurregels worden naar Google Vertex AI gestuurd tijdens stemsessies (zie sectie 4). |
Belangrijk: voer geen bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, religie, vakbond, seksueel leven, biometrie of strafrechtelijke gegevens — artikel 9 en 10 AVG) in vrij-tekst velden zoals “notities” in. Cooper is niet ontworpen voor bijzondere categorieën en u bent als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk om deze data niet in te voeren.
2.4 Jobgegevens en GPS
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Opdrachttitel, beschrijving, geplande tijd, werfadres, GPS-coördinaten van het werfadres, geofence-radius, tijdregistratie, gebruikte materialen, prijsafspraak. |
| Bron | Direct van u of via stemcommando’s. |
| Doel | Opdrachtbeheer, tijdregistratie, herinneringen vóór en na een opdracht, Google Calendar-synchronisatie indien gekoppeld. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). |
| Bewaartermijn | Zolang u de opdracht niet verwijdert. Bij verwijdering: 90 dagen tot definitieve vernietiging. |
| Gedeeld met | Supabase. Optioneel Google Calendar (alleen indien u die koppeling heeft geactiveerd). |
Twee soorten opdracht-meldingen, met verschillende privacy-eigenschappen:
- Aankomst-herinnering vóór een opdracht — een tijd-gebaseerde notificatie die 15 minuten vóór de geplande starttijd verschijnt. Dit is een lokale ingeplande herinnering, geen GPS: Cooper detecteert niet of u effectief op de werf bent.
- Vertrek-melding na een opdracht — een GPS-gebaseerde melding die afgaat wanneer u de werf verlaat na het stoppen van uw opdrachttimer. Cooper schakelt de GPS-bewaking rond een werf alleen in op het moment dat u een opdrachttimer start, en schakelt ze weer uit zodra u de timer pauzeert of stopt. Tussendoor wordt uw locatie niet door Cooper bewaakt. De detectie zelf gebeurt op uw toestel via de OS-systeemdienst (geofence) — uw continue GPS-locatie verlaat het toestel niet.
2.5 Facturen en offertes
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Factuurnummer, datum, bedragen, BTW-tarieven, klantgegevens (snapshot), uw bedrijfsgegevens (snapshot), factuurregels, wettelijke vermeldingen, gegenereerde PDF. |
| Bron | Direct van u of via stemcommando’s. |
| Doel | Wettelijke facturatie aan uw klanten. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG) en wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG: artikel 60 BTW-Wetboek). |
| Bewaartermijn | 10 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht in België). 15 jaar voor onroerend werk indien van toepassing. Zodra een factuur is verstuurd, kan u de inhoud (regels, bedragen, klantgegevens) niet meer wijzigen en kan u de factuur niet meer verwijderen — ook niet via de stem-assistent. Status-overgangen (bv. “verzonden” → “betaald”) blijven wel mogelijk. Dit is een bewuste beveiliging om de fiscale traceerbaarheid van uw uitgaande facturatie te garanderen. |
| Gedeeld met | Supabase Storage (factuur-PDF’s). Indien u factuurverzending via Gmail gebruikt: ook de geadresseerde via Google Gmail. |
2.6 Voorraadbeheer
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Itemnaam, SKU, categorie, voorraadniveau, prijzen, optioneel leverancier (mogelijk een persoonsnaam bij kleine zelfstandigen). |
| Bron | Direct van u of via Excel/CSV-import. |
| Doel | Voorraadbeheer, materiaalkoppeling aan jobs en facturen. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). |
| Bewaartermijn | Zolang u het item niet verwijdert. Bij verwijdering: 90 dagen tot definitieve vernietiging. |
| Gedeeld met | Supabase. |
2.7 AI-stemassistent en agent-geheugen
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Audio-stream van uw stem (16 kHz PCM in / 24 kHz PCM uit), de inhoud van het systeemprompt dat we naar Google sturen (incl. relevante klant-, opdracht- en factuurcontext van het scherm waar u op staat), de tool-aanroepen die de AI uitvoert, en herinneringen die de AI bewaart over uw voorkeuren. |
| Bron | Direct van u tijdens een actieve stemsessie. |
| Doel | De stem-functionaliteit leveren — Cooper’s kernfunctie. |
| Rechtsgrond | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG) — de stemassistent is geen optionele extra maar Cooper’s hoofdfunctie. Voor het agent-geheugen geldt daarnaast uw toestemming (artikel 6.1.a AVG) via de instelling “Agent-geheugen” — standaard ingeschakeld, uitschakelbaar in Instellingen. |
| Bewaartermijn | Audio: wordt door Cooper niet opgeslagen — niet op uw toestel en niet op onze servers. Het is een real-time stream. Google verwerkt de audio in real-time en gebruikt ze contractueel niet voor het trainen van algemene AI-modellen (Google Cloud Data Processing Addendum). Transcripten: worden niet opgeslagen. Telemetrie (sessie-tellers zoals duur, aantal tokens, kostschatting — geen audio, geen transcript, geen tool-argumenten): bewaard zo lang als noodzakelijk voor kostmonitoring en debugging. Wij herzien deze termijn binnen 12 maanden na de alfa-launch. Het Cooper-team kan deze telemetrie raadplegen via een interne service-rol om kosten en stabiliteit te bewaken — toegang is beperkt tot personeel met een legitieme reden. Agent-geheugen: zolang u het niet wist via Instellingen → Agent Geheugen → “Wis alle herinneringen”. |
| Gedeeld met | Google Cloud Vertex AI (europe-west1, België). |
Geen biometrische identificatie. Wij gebruiken uw stem niet om u als persoon te identificeren. Er is geen sprake van biometrische verwerking in de zin van artikel 9 AVG.
Geen modeltraining op uw gegevens. Het contract van Google Cloud (Data Processing Addendum voor Vertex AI) verbiedt het gebruik van uw klantgegevens voor het trainen van algemene AI-modellen.
Geen geautomatiseerde besluitvorming. Elke wijziging die de AI voorstelt (een factuur opmaken, een klant aanpassen, een verwijderactie) vereist uw expliciete bevestiging. Er is dus geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg in de zin van artikel 22 AVG.
2.8 Bug-rapporten en feedback
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Titel, beschrijving (vrije tekst — voer hier geen klantgegevens in), apparaat-metadata (model, OS-versie, type — zonder unieke device-IDs), app-metadata (versie, build), optionele schermafbeelding. |
| Bron | Direct van u via “Bug rapporteren” of “Functie aanvragen”. |
| Doel | Productverbetering en bug-tracking. |
| Rechtsgrond | Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG): wij hebben er belang bij Cooper te verbeteren, u heeft er belang bij dat het werkt. |
| Bewaartermijn | 90 dagen na synchronisatie. |
| Gedeeld met | Supabase. |
2.9 Diagnostiek en foutrapportering (telemetrie)
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Anonieme gebruiksstatistieken (welke functies, hoe vaak, welke fouten). Persoonsidentificatie wordt vóór verzending vervangen door een SHA-256-hash van uw gebruikers-ID, zodat onze analyseplatformen u niet kunnen herleiden. Foutmeldingen bevatten geen IP-adressen, request-bodies of unieke device-ID’s. |
| Bron | Automatisch tijdens app-gebruik. |
| Doel | Productverbetering, foutopsporing en kostmonitoring tijdens de Alfa-fase — noodzakelijk om Cooper stabiel en bruikbaar te houden voor een eerste, kleine groep testers. |
| Rechtsgrond | Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). Onze belangenafweging is opgenomen in sectie 10. U kan op elk moment bezwaar maken (artikel 21 AVG) via thijs@getcooper.ai. |
| Bewaartermijn | Volgens de standaardtermijnen van PostHog en Sentry (typisch 30-90 dagen, afhankelijk van het plan). |
| Gedeeld met | PostHog (EU-server eu.i.posthog.com) en Sentry (EU-server *.ingest.de.sentry.io, Frankfurt). |
2.10 Optionele Google-integraties
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Bij Gmail-koppeling: e-mailadres en de inhoud van facturen die u verstuurt. Bij Calendar-koppeling: opdrachttitel, beschrijving, locatie, geplande tijd. Bij contact-import: lokale lezing van uw telefooncontacten — alleen wat u selecteert wordt klant. |
| Bron | Uitsluitend nadat u de koppeling expliciet activeert via Instellingen → Connecties. |
| Doel | Facturen versturen via uw eigen Gmail; jobs en agenda synchroniseren met Google Calendar. |
| Rechtsgrond | Uw toestemming (artikel 6.1.a AVG) via de Google OAuth-flow. |
| Bewaartermijn | Zolang de koppeling actief is. U kan de koppeling op elk moment intrekken. |
| Gedeeld met | Google (Gmail, Calendar). |
2.11 Demo-gegevens en contactopvolging
| Aspect | Detail |
|---|---|
| Welke gegevens | Zaaknaam, gemeente, e-mailadres, gekozen sector, hoe u Cooper vond (kanaal), het verloop van uw demo (start, bereikte stap, afloop) en — als u zich als pionier aanmeldt — uw naam en telefoonnummer. |
| Bron | Direct van u op het demo-startscherm en het slotscherm. |
| Doel | Uw demo-omgeving klaarzetten, de voorbeeldfactuur bezorgen, en u nadien persoonlijk contacteren over Cooper en het pre-lanceringsaanbod. |
| Rechtsgrond | Uitvoering op uw verzoek (artikel 6.1.b AVG) voor de demo zelf; gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) voor de commerciële opvolging van een zakelijke prospect. U kan op elk moment bezwaar maken via thijs@getcooper.ai. |
| Bewaartermijn | 24 maanden na uw laatste activiteit, daarna automatische verwijdering. Eerder gewist op eenvoudig verzoek. |
| Gedeeld met | Supabase (opslag) en Brevo (e-mailbezorging). |
3. Bron van de gegevens
Wij verzamelen uw gegevens (en die van uw klanten) op de volgende manieren:
- Direct van u — wanneer u Cooper installeert, gegevens invoert, of stem-commando’s uitspreekt.
- Van uw telefoon — wanneer u expliciet kiest om contacten te importeren (
flutter_contacts-toegang). Lezing gebeurt lokaal; alleen de rijen die u selecteert worden klanten. - Via Excel- of CSV-import — wanneer u een bestand uploadt voor automatische kolomherkenning. Cooper’s AI verwerkt enkele voorbeeldrijen op een Europese AI-server (
europe-west1) om de kolommen te interpreteren. - Via Google OAuth — wanneer u Gmail of Calendar koppelt. U geeft hierbij specifieke toestemmingen (scopes) die u op elk moment kan intrekken via uw Google-account.
- Onrechtstreeks van uw klanten — als u klantgegevens invoert die afkomstig zijn van een derde (bijvoorbeeld een visitekaartje), bent u als verwerkingsverantwoordelijke verplicht om die personen daarover te informeren. Wij voorzien hiervoor geen rechtstreeks contactkanaal (artikel 14.5 AVG voorziet uitzonderingen wanneer rechtstreekse informatie onmogelijk of onevenredig moeilijk is).
4. AI-functies en stemverwerking
Cooper is een voice-first agentic applicatie. De stem-assistent is geen extra knop — het is de hoofdmanier om met de app te werken. Hierdoor staat AI-verwerking centraal in deze privacyverklaring.
U communiceert met een AI-systeem (Google Gemini Live), niet met een mens.
4.1 Hoe de stemassistent werkt
Wanneer u de stem-knop indrukt, gebeurt het volgende:
- Uw microfoon wordt geactiveerd (na uw toestemming op besturingssysteem-niveau).
- Uw stem wordt rechtstreeks doorgestreamd naar Google Cloud Vertex AI in de regio
europe-west1(België), via een versleutelde verbinding (WSS/TLS). - Cooper bewaart geen audio — niet op uw toestel en niet op onze servers. Google verwerkt de audio in real-time en gebruikt ze contractueel niet voor het trainen van algemene AI-modellen.
- Het AI-model interpreteert uw vraag en reageert in spraak die rechtstreeks wordt afgespeeld.
- Wanneer de AI een actie wil uitvoeren (een factuur opstellen, een klant zoeken, etc.), gebeurt dit via “tool-aanroepen” — gestructureerde berichten die Cooper omzet in app-acties.
4.2 Wat sturen we naar Google Vertex AI?
Tijdens een actieve stemsessie sturen wij — naast uw audio — een gestructureerd systeemprompt naar Google. Dit prompt bevat:
- De Vlaamse persoonlijkheid en gedragsregels van de assistent.
- Datum, tijd en het scherm waarop u zich bevindt.
- Relevante context: als u op een klantenscherm staat, sturen we de naam, adres en relevante details van die klant; als u aan een factuur werkt, de factuurregels en bedragen.
- Uw uurtarief en relevante bedrijfsinstellingen (geen IBAN, geen wachtwoord).
- Bewaarde herinneringen van de assistent over uw voorkeuren (indien u Agent-geheugen heeft ingeschakeld).
Tool-aanroepen en hun resultaten kunnen klantgegevens bevatten. Deze data verlaten de Europese Economische Ruimte niet — alle Vertex AI-aanroepen routeren naar europe-west1.
4.3 Geen training, geen biometrie, geen geautomatiseerde besluitvorming
- Geen training: Google Cloud Vertex AI gebruikt klantgegevens niet voor het trainen van algemene AI-modellen (contractuele garantie via Google’s Data Processing Addendum).
- Geen biometrische identificatie: wij vergelijken uw stem niet met een database om u te identificeren. We verwerken alleen wat u zegt, niet wie u bent als spreker.
- Geen geautomatiseerd besluit met rechtsgevolg: elke actie die uw bedrijf, uw klant of uw geld raakt — een factuur, een verwijdering, een verzending — vereist uw expliciete mondelinge of getypte bevestiging.
4.4 Agent-geheugen
De assistent kan herinneringen opslaan zoals “voorkeur voor ‘s morgens werken” of “klant X heeft een hond op de werf”. Dit verbetert toekomstige gesprekken.
- Standaard staat agent-geheugen ingeschakeld.
- U kan het uitschakelen via Instellingen → Agent Geheugen → toggle.
- U kan alle bestaande herinneringen wissen via Instellingen → Agent Geheugen → “Wis alle herinneringen”.
4.5 AI-import tijdens onboarding
Bij de eerste keer dat u een Excel- of CSV-bestand met klanten of voorraad importeert, gebruikt Cooper een AI-model om automatisch de kolommen te herkennen (bijvoorbeeld “Klant” → naam, “Tel” → telefoon). Het model draait op een Europese server (europe-west1, België). Een beperkt aantal voorbeeldrijen wordt eenmalig naar het AI-model gestuurd voor herkenning. Cooper bewaart deze rijen niet na verwerking; Google’s contractuele waarborgen (Vertex AI Data Processing Addendum) beperken hun bewaring aan de zijde van Google. Uw klantgegevens verlaten de Europese Economische Ruimte niet.
4.6 Verantwoordelijkheid voor AI-output
AI-modellen kunnen fouten maken (verkeerde namen, verkeerde BTW-tarieven, foute adressen). Wij raden u sterk aan elke AI-output te controleren vóór u die naar derden communiceert — vooral facturen, offertes en mailverzendingen. U blijft als gebruiker verantwoordelijk voor de inhoudelijke en wettelijke juistheid van de stukken die u opmaakt en verstuurt.
5. Met wie delen we uw gegevens?
Wij delen uw gegevens alleen met de subverwerkers die strikt nodig zijn om Cooper te laten werken. Wij verkopen geen gegevens. Wij gebruiken geen gegevens voor reclame.
5.1 Lijst van subverwerkers
| Subverwerker | Functie | Vestiging | Doorgifte buiten EER | Mechanisme |
|---|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Backend-infrastructuur (database, opslag, authenticatie, realtime sync) | Servers in eu-west-1 (Ierland) | Nee — gegevens blijven binnen de EER | Supabase Data Processing Addendum + Standaardcontractbepalingen (SCC) |
| Brevo (Sendinblue GmbH) | Transactionele e-mail: bezorging van de demo-voorbeeldfactuur, authenticatie-e-mails en opvolgmails over het pre-lanceringsaanbod | EU (Duitsland/Frankrijk) | Nee — gegevens blijven binnen de EU | Brevo Data Processing Agreement + SCC |
| GitHub, Inc. (GitHub Actions) | Uitvoering van de dagelijkse geautomatiseerde back-up: kortstondige verwerking van een databankkopie en opslagbestanden op een geïsoleerde, tijdelijke build-server. De kopie wordt in dezelfde taak versleuteld en de tijdelijke server wordt daarna vernietigd. | Wereldwijd (o.a. Verenigde Staten) | Ja, mogelijk Verenigde Staten | EU-US Data Privacy Framework (GitHub is gecertificeerd) + GitHub Data Protection Agreement + SCC |
| Google Workspace (Drive) | Opslag van de dagelijkse back-upbestanden in de Workspace-omgeving van Cooper. De bestanden zijn vóór opslag client-side versleuteld — Google kan de inhoud niet lezen. | Wereldwijd | Ja, mogelijk Verenigde Staten | DPF + Google Workspace DPA + SCC |
| Google Cloud (Vertex AI / Gemini Live) | AI-stemverwerking en AI-kolomherkenning | Servers in europe-west1 (België) | Mogelijk metadata-toegang vanuit de Verenigde Staten via Google’s wereldwijde infrastructuur | EU-US Data Privacy Framework (DPF) + Google Cloud DPA + SCC |
| Google Cloud (Places API) | Adres-autocompletie en adres → GPS-coördinaten via Google Places | Wereldwijd | Ja, mogelijk Verenigde Staten | DPF + DPA + SCC |
| Apple / Google (OS-geocoding) | Adres → GPS-coördinaten via de ingebouwde geocoder van uw toestel (alleen wanneer een klantadres nog geen coördinaten heeft via Places — fallback-pad) | Wereldwijd | Ja, mogelijk Verenigde Staten | DPF + standaard OS-privacyraamwerk |
| Google (Calendar API) | Optionele agenda-synchronisatie (alleen indien u Calendar koppelt) | Wereldwijd | Ja, mogelijk Verenigde Staten | DPF + DPA + SCC + uw expliciete toestemming via OAuth |
| Google (Gmail API) | Optionele factuurverzending via uw Gmail (alleen indien u Gmail koppelt) | Wereldwijd | Ja, mogelijk Verenigde Staten | DPF + DPA + SCC + uw expliciete toestemming via OAuth |
| Google Sign-In | Optionele inlogmethode | Wereldwijd | Ja, mogelijk Verenigde Staten | DPF + DPA + SCC + uw expliciete toestemming |
| PostHog Inc. | Productanalytics — gerechtvaardigd belang (zie sectie 10) | EU-server eu.i.posthog.com (Duitsland) | Nee — gegevens blijven binnen de EU | PostHog DPA + SCC |
| Sentry / Functional Software Inc. | Foutrapportering — gerechtvaardigd belang (zie sectie 10) | EU-server *.ingest.de.sentry.io (Frankfurt) | Nee — gegevens blijven binnen de EU | Sentry DPA + SCC |
| Apple / Google (App Stores) | App-distributie en push-notificaties (lokaal — geen externe push-server) | Wereldwijd | Ja | Standaard app-store privacyraamwerk |
5.2 Andere ontvangers
- Wettelijke verzoeken: wij verstrekken gegevens aan bevoegde autoriteiten (politie, fiscus, rechtbank) wanneer een geldig juridisch bevel ons hiertoe verplicht.
- Boekhouder van de Gebruiker (optioneel): als u in Instellingen een boekhoudemail invult, sturen wij elke factuur die u verstuurt automatisch in BCC naar dat adres. Het invullen van dit adres garandeert ons dat u over de toestemming van uw boekhouder beschikt.
- Geen verkoop van gegevens. Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw gegevens nooit aan derden.
5.3 Wijziging van subverwerkers
Wij brengen u 30 dagen vóór een wijziging in onze subverwerkers op de hoogte via e-mail en een banner in de app. U heeft het recht hier bezwaar tegen te maken. Indien een bezwaar onverenigbaar is met de werking van Cooper, kunnen wij in onderling overleg de overeenkomst beëindigen.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Cooper streeft ernaar uw gegevens binnen de EER te verwerken. Voor onvermijdelijke doorgiften naar landen buiten de EER (vooral de Verenigde Staten — Google’s wereldwijde infrastructuur) hanteren wij de volgende waarborgen:
- Het EU-US Data Privacy Framework (DPF) voor doorgiften naar Google: Google is gecertificeerd onder dit raamwerk dat de Europese Commissie op 10 juli 2023 als adequaat heeft erkend.
- Standaardcontractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie van 4 juni 2021 als bijkomende waarborg voor alle subverwerkers met een Amerikaanse moedermaatschappij (Supabase, PostHog, Sentry, GitHub).
- GitHub, Inc. (dagelijkse back-uptaak): DPF-gecertificeerd; de databankkopie bestaat slechts enkele minuten op een tijdelijke build-server en verlaat die uitsluitend in client-side versleutelde vorm.
- Beperkingen op de inhoud: voor de stem-assistent en voor de AI-import gebruiken wij modellen in
europe-west1(België). Geen klantgegevens gaan via Vertex AI naar een Amerikaanse server.
7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Actieve gegevens (klanten, opdrachten, voorraad, etc.) | Zolang u Cooper gebruikt en de records niet verwijdert. |
| Verwijderde gegevens (na zacht-verwijderen via UI) | 90 dagen tot definitieve vernietiging. |
| Back-upkopieën (dagelijks, automatisch) | 35 dagen rollend, daarna automatische verwijdering. Kopieën zijn client-side versleuteld. Gegevens die u wist, verdwijnen dus uiterlijk 35 dagen later ook uit alle back-upkopieën. (Supabase’ eigen platform-back-ups: 7 dagen.) |
| Facturen en factuurregels | 10 jaar (artikel 60 BTW-Wetboek — wettelijke verplichting). 15 jaar voor onroerend werk. Verstuurde facturen kunnen niet meer worden verwijderd, ook niet door uzelf — dit is een bewuste beveiliging om de fiscale traceerbaarheid te garanderen. |
| Authenticatiegegevens | Zolang uw account actief is. Tot 12 maanden na verwijdering voor security/audit. |
| Bug-rapporten en feedback | 90 dagen na synchronisatie. |
| Demo-prospectgegevens (leads) | 24 maanden na laatste activiteit, daarna automatische verwijdering; eerder op verzoek. |
| Diagnostiek en crashreports (PostHog/Sentry) | Volgens onze provider-instellingen (typisch 30-90 dagen). |
| Audio en transcripten van stemsessies | Niet bewaard. |
| Stem-telemetrie (sessie-tellers, geen inhoud) | Zo lang noodzakelijk voor kostmonitoring. Termijn wordt herzien binnen 12 maanden na alfa-launch. |
| Agent-geheugen | Zolang u het niet wist of agent-geheugen niet uitschakelt. |
Zacht-verwijderen ≠ definitieve verwijdering. Wanneer u een klant, opdracht of ander record verwijdert in Cooper, wordt het record gemarkeerd als verwijderd maar gedurende 90 dagen bewaard, zodat sync-conflicten en abusievelijke verwijderingen kunnen worden hersteld. Daarna wordt het fysiek verwijderd, behalve voor facturen waarvoor de 10-jarige fiscale bewaarplicht geldt.
8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
8.1 Technische maatregelen
- Op uw toestel: uw lokale database wordt versleuteld met SQLCipher (AES-256). De versleutelingssleutel zit in de beveiligde sleutelopslag van uw besturingssysteem (Android Keystore / iOS Keychain).
- In transit: alle communicatie verloopt via TLS (HTTPS / WSS).
- Op onze servers: Supabase past standaard versleuteling op rust toe. Toegang tot rijen wordt afgedwongen via Row-Level Security (RLS) — u kan alleen uw eigen gegevens lezen.
- Authenticatie: uw wachtwoord wordt bij Supabase gehasht met bcrypt. Wij zien uw wachtwoord nooit in leesbare vorm. De sessietokens zijn ondertekend met ES256 (asymmetrische sleutel).
- API-sleutels: alle Google API-sleutels en het service-account-bestand voor Vertex AI staan uitsluitend op de server (Supabase Secrets), nooit in de mobiele app.
- Back-ups: naast de platform-back-ups van Supabase maken wij dagelijks een eigen off-site back-up. Die wordt vóór opslag versleuteld met asymmetrische encryptie (age / X25519) — de ontsleutelsleutel bevindt zich uitsluitend bij Cooper, nooit bij de opslag- of build-infrastructuur — en elke back-up wordt vóór opslag automatisch op herstelbaarheid getest.
8.2 Organisatorische maatregelen
- Beperkte toegang: alleen Cooper-personeel met een legitieme reden (debugging, klantondersteuning, kost- en stabiliteitsmonitoring van de stem-assistent) heeft toegang tot productiegegevens. Voor de stem-telemetrie gebeurt dit via een interne service-rol (zie sectie 2.7).
- Logboeken: wij activeren audit-logs op administratieve toegangen tot de productiedatabank zodat onze interne raadplegingen achteraf herleidbaar blijven.
- Datalek-procedure: bij een vermoed datalek beoordelen wij binnen 72 uur of melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of de betrokkenen vereist is.
9. Uw rechten
U heeft als betrokkene een aantal rechten onder de AVG. Wij respecteren ze en proberen uw verzoek binnen één maand af te handelen (eventueel verlengbaar tot drie maanden bij complexe verzoeken).
9.1 Welke rechten heeft u?
- Recht op inzage (artikel 15 AVG) — een kopie krijgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
- Recht op rectificatie (artikel 16 AVG) — onjuiste gegevens laten corrigeren. In Cooper kunt u dit zelf doen via de app.
- Recht op gegevenswissing of “vergetelheid” (artikel 17 AVG) — uw gegevens laten verwijderen. Beperking: facturen blijven 10 jaar bewaard wegens wettelijke verplichting (zie sectie 7). Gewiste gegevens kunnen daarnaast nog maximaal 35 dagen aanwezig blijven in onze versleutelde back-upkopieën, die automatisch vervallen; bij een eventuele terugzetting van een back-up passen wij uw wissing opnieuw toe.
- Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) — de verwerking tijdelijk laten “bevriezen”.
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) — uw gegevens ontvangen in een machinaal leesbare vorm (JSON/CSV/PDF). Tijdens de alfa: per e-mail; binnen 30 dagen.
- Recht van bezwaar (artikel 21 AVG) — bezwaar maken tegen verwerkingen die op gerechtvaardigd belang gebaseerd zijn (bug-rapporten, en de telemetrie van sectie 2.9/sectie 10).
- Recht om uw toestemming in te trekken (artikel 7.3 AVG) — voor verwerkingen die op uw toestemming gebaseerd zijn (Google-koppelingen, agent-geheugen). Dit beïnvloedt niet de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen die op die toestemming gebaseerd waren.
9.2 Hoe oefent u uw rechten uit?
Stuur een e-mail naar thijs@getcooper.ai met daarin:
- Welk recht u wenst uit te oefenen.
- Een minimale identificatiebewijs (uw geregistreerde e-mailadres en bedrijfsnaam volstaan in eerste instantie).
- Eventuele specifieke gegevens of categorieën waarop uw verzoek betrekking heeft.
Wij antwoorden binnen één maand. Als wij verlenging nodig hebben, brengen wij u daar binnen die maand van op de hoogte.
9.3 Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 E-mail:
contact@apd-gba.beWebsite: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wij vragen u — als dit redelijk is — eerst contact op te nemen met onze DPO via thijs@getcooper.ai, zodat wij kunnen proberen uw bezorgdheid rechtstreeks op te lossen. Maar uw recht om rechtstreeks naar de GBA te stappen blijft volledig intact.
10. Diagnostiek en trackers in de mobiele app
Cooper gebruikt twee diagnostische diensten om de app stabiel te houden en verbeteringen aan te brengen:
- Sentry — automatische foutrapportering wanneer er iets crasht.
- PostHog — anonieme statistieken over welke functies worden gebruikt.
10.1 Geen toggle, wel met strenge waarborgen
Tijdens de Alfa-fase zijn beide diensten structureel actief vanaf de eerste app-start. Er is bewust geen in-app aan/uit-knop voorzien: Cooper steunt op deze stabiliteitssignalen om in een nog jonge productfase tijdig fouten te detecteren en de besloten testpopulatie van enkele tientallen vakmannen werkbaar te bedienen. Wij zijn ons ervan bewust dat de Belgische e-Privacy-regelgeving (artikel 129 Wet 13 juni 2005) voor analytics-trackers in beginsel een opt-in vooropstelt. Cooper heeft hier een bewuste afwijkende afweging gemaakt onder gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG); zie de belangenafweging in sectie 10.3 en het bezwaarrecht in sectie 10.4.
10.2 Wat wij niet verzamelen via deze trackers
- Uw IP-adres (uitgeschakeld in de Sentry-configuratie via
sendDefaultPii = false). - De inhoud van uw klanten, jobs, facturen of stem.
- Unieke device-ID’s of “John’s iPhone”-namen.
- Wachtwoorden of sessietokens.
- Klantgegevens van uw eindklanten.
Identificatie naar PostHog en Sentry gebeurt via een SHA-256-hash van uw gebruikers-ID, niet via uw e-mail of naam. Beide diensten draaien op EU-servers (PostHog op eu.i.posthog.com, Sentry op *.ingest.de.sentry.io in Frankfurt) onder een Data Processing Addendum met de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
10.3 Belangenafweging onder artikel 6.1.f AVG
Cooper steunt deze verwerking op het gerechtvaardigd belang om Cooper stabiel, bruikbaar en betaalbaar te houden tijdens de Alfa. De afweging tegenover uw belangen verloopt als volgt:
- Ons belang — bug-detectie binnen het etmaal, kostmonitoring van de stem-assistent, identificatie van moeilijke flows die testers laten vastlopen. Zonder deze signalen kan Cooper de Alfa-doelgroep niet verantwoord bedienen.
- Noodzakelijkheid — eenvoudige logfiles op het toestel zijn ontoereikend: Cooper is een offline-first, multi-device-app waar veel fouten alleen serverzijdig zichtbaar worden via gestructureerde error-tracking.
- Minimalisatie — alle gegevens zijn voor verzending geanonimiseerd via een SHA-256-hash van uw gebruikers-ID; IP-adressen, request-bodies, klantgegevens en stem-inhoud worden uitdrukkelijk uitgesloten.
- Lokalisatie — beide trackers draaien op EU-servers; geen doorgifte buiten de EER.
- Tijdsgebonden — deze regeling geldt voor de Alfa-fase. Vóór een publieke launch herzien wij dit en kunnen wij alsnog een opt-in-mechanisme invoeren indien dat door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of door uw redelijke verwachtingen vereist wordt.
- Impact op u — de gehashte signalen kunnen u niet herleiden, bevatten geen klantdata en worden niet gedeeld voor marketing of profilering. De impact op uw privacy is daardoor laag.
Onze conclusie is dat het gerechtvaardigd belang in deze specifieke context zwaarder weegt dan de beperkte privacy-impact van geanonimiseerde, EU-gehoste, niet-marketing-gedreven telemetrie. Wij erkennen dat een GBA-controle hier tot een andere conclusie zou kunnen komen; om die reden voorziet sectie 10.4 een rechtstreeks bezwaarkanaal en herzien wij het mechanisme vóór publieke launch.
10.4 Bezwaarrecht (artikel 21 AVG)
U heeft op elk moment het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking op grond van uw bijzondere situatie. Stuur daarvoor een e-mail naar thijs@getcooper.ai met de vermelding “bezwaar telemetrie”. Wij beoordelen uw verzoek binnen één maand en, behoudens dwingende gerechtvaardigde gronden, schakelen Sentry en PostHog voor uw account uit aan de zijde van Cooper. Bij beëindiging van uw account worden ook de bijhorende gehashte identifiers bij PostHog en Sentry op verzoek verwijderd.
11. Kinderen
Cooper richt zich uitsluitend tot meerderjarige zelfstandige ondernemers met een Belgisch BTW-nummer. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen onder de 13 jaar (de Belgische digitale-toestemmingsleeftijd, artikel 7 Wet 30 juli 2018).
Indien u meent dat een kind onder de 13 jaar ons gegevens heeft verstrekt — bijvoorbeeld via een geïmporteerd contact — neem dan contact op met thijs@getcooper.ai zodat wij die gegevens kunnen verwijderen.
12. Wijzigingen aan deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij substantiële wijzigingen (bijvoorbeeld een nieuwe subverwerker, een nieuw verwerkingsdoel, een wijziging in uw rechten) brengen wij u 30 dagen vooraf op de hoogte via e-mail en/of een banner in de app, en moet u de nieuwe versie expliciet aanvaarden bij uw volgende login. Aanvaarding is dan een noodzakelijke voorwaarde voor verdere toegang tot Cooper: zolang u de gewijzigde versie niet aanvaardt, wordt uw toegang tot de app opgeschort. U kan in dat geval ofwel alsnog aanvaarden, ofwel uw account laten beëindigen via thijs@getcooper.ai.
Bij kleine, niet-substantiële wijzigingen (typografische correcties, verheldering van bestaande tekst) volstaat een aanpassing van het versienummer en de versiedatum.
De volledige versiehistoriek is op verzoek beschikbaar via thijs@getcooper.ai.
13. Contact en geschillenbeslechting
Algemene vragen of verzoeken in verband met uw gegevens
thijs@getcooper.ai
Geschillen
Indien een vraag of klacht niet rechtstreeks kan worden opgelost, kan u zich wenden tot:
- de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie sectie 9.3) voor privacy-geschillen, of
- de Ondernemingsrechtbank Leuven (Nederlandstalige afdeling) voor andere geschillen voortvloeiend uit deze verklaring of het gebruik van Cooper. Deze rechtbank is exclusief bevoegd. Op deze verklaring is Belgisch recht van toepassing.
Deze privacyverklaring is opgesteld in het Nederlands. Een Engelse of Franse versie is op verzoek beschikbaar via thijs@getcooper.ai.
Versie 1.4 — 30 juli 2026 — alfa-versie.