Privacyverklaring Cooper

Versie: 2.0 Versiedatum: 6 september 2026

In één oogopslag

• Wie: Cooper is een product van The Apex Group BV (Wandelaarstraat 25, 3080 Tervuren, België — KBO 0747.669.268).
• Wat verwerken we: uw bedrijfsgegevens, de gegevens van uw klanten en werven, uw spraak tijdens AI-sessies, operationele gegevens (jobs, facturen, voorraad), en — als u de demo probeert — uw demo-prospectgegevens (zaaknaam, gemeente, e-mailadres).
• Met wie delen we: veertien subverwerkers, voor infrastructuur, hosting, AI-spraak, adressen, e-mail, back-up en foutopsporing. De volledige lijst met naam, functie en vestiging staat in sectie 5.
• Waar staan uw gegevens: uw databank staat bij Supabase in Ierland. Uw stem gaat naar het spraakmodel van Google — dat hoort in België te draaien, maar loopt tijdens een overgangsfase over Google’s algemene endpoint en kan dan ook buiten Europa verwerkt worden. Wat dat betekent, staat in sectie 4.1.
• Werkt u met een ploeg: voegt u kringleden toe, dan delen zij een deel van uw gegevens — uw facturatie blijft bij u. Zie sectie 5.4.
• Hoe lang: facturen bewaren we 10 jaar (wettelijke verplichting), andere actieve gegevens zolang u Cooper gebruikt, verwijderde gegevens 90 dagen vóór definitieve vernietiging.
• Uw rechten uitoefenen: stuur een e-mail naar info@getcooper.ai. Wij antwoorden binnen één maand.

1. Wie zijn we?

1.1 Identiteit en contact

Cooper is een applicatie voor de Belgische zelfstandige vakman, beschikbaar als mobiele app en als webversie. Beide werken op dezelfde gegevens; alles in deze verklaring geldt voor allebei, behalve waar uitdrukkelijk anders vermeld. De stemassistent bestaat uitsluitend in de mobiele app. Cooper wordt ontwikkeld en geleverd door:

The Apex Group BV Wandelaarstraat 25, 3080 Tervuren, België KBO-nummer: 0747.669.268 BTW-nummer: BE 0747.669.268 Wettelijk vertegenwoordiger: Thijs Vandekerckhove E-mail: info@getcooper.ai

In deze verklaring noemen we onszelf “Cooper” of “wij”. U als gebruiker — typisch een Belgische zelfstandige vakman — noemen we “u” of “de Gebruiker”.

1.2 Onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Wij hebben vrijwillig een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld:

Thijs Vandekerckhove E-mail: info@getcooper.ai

U mag de DPO rechtstreeks contacteren voor elke vraag, klacht of verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens.

1.3 Onze rol — verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Cooper heeft twee rollen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, beter bekend als GDPR):

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die u rechtstreeks aan ons toevertrouwt: uw account, uw bedrijfsinstellingen, foutmeldingen, en feedback.
• Wij zijn verwerker voor gegevens van uw klanten, uw jobs en uw facturen die u met Cooper beheert. Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke. Cooper voert de verwerking uit in uw opdracht. Een aparte Verwerkersovereenkomst (beschikbaar via Instellingen → Over Cooper) regelt deze verwerker-relatie volgens artikel 28 AVG.

Deze rolverdeling is belangrijk: het betekent dat u het juiste aanspreekpunt bent voor uw eigen klanten als zij vragen hebben over hun gegevens. Wij ondersteunen u daarbij waar nodig.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we, waarom en op welke rechtsgrond?

Hieronder vindt u per verwerkingsactiviteit een tabel met (1) welke gegevens, (2) hoe wij ze verkrijgen, (3) hoe lang wij ze bewaren, en (4) met wie ze worden gedeeld.

2.1 Account- en authenticatiegegevens

2.2 Bedrijfsinstellingen

2.3 Klantgegevens van uw klanten (PII van derden)

Belangrijk: voer geen bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, religie, vakbond, seksueel leven, biometrie of strafrechtelijke gegevens — artikel 9 en 10 AVG) in vrij-tekst velden zoals “notities” in. Cooper is niet ontworpen voor bijzondere categorieën en u bent als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk om deze data niet in te voeren.

2.4 Jobgegevens en GPS

Twee soorten opdracht-meldingen, met verschillende privacy-eigenschappen:

1. Aankomst-herinnering vóór een opdracht — een tijd-gebaseerde notificatie die 15 minuten vóór de geplande starttijd verschijnt. Dit is een lokale ingeplande herinnering, geen GPS: Cooper detecteert niet of u effectief op de werf bent.
2. Vertrek-melding na een opdracht — een GPS-gebaseerde melding die afgaat wanneer u de werf verlaat. Cooper schakelt de GPS-bewaking rond een werf alleen in op het moment dat u een opdrachttimer start, en schakelt ze weer uit zodra u de timer pauzeert of stopt. Tussendoor wordt uw locatie niet door Cooper bewaakt. De detectie zelf gebeurt op uw toestel via de OS-systeemdienst (geofence) — uw continue GPS-locatie verlaat het toestel niet.

2.5 Facturen en offertes

2.6 Voorraadbeheer

2.7 AI-stemassistent en agent-geheugen

Geen biometrische identificatie. Wij gebruiken uw stem niet om u als persoon te identificeren. Er is geen sprake van biometrische verwerking in de zin van artikel 9 AVG.

Geen modeltraining op uw gegevens. Het contract van Google Cloud (Data Processing Addendum) verbiedt het gebruik van uw klantgegevens voor het trainen van algemene AI-modellen. Cooper gebruikt daarvoor een betaalde sleutel, zodat die garantie geldt op elk pad uit sectie 4.1.

Geen geautomatiseerde besluitvorming. Elke wijziging die de AI voorstelt (een factuur opmaken, een klant aanpassen, een verwijderactie) vereist uw expliciete bevestiging. Er is dus geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg in de zin van artikel 22 AVG.

2.8 Bug-rapporten en feedback

2.9 Diagnostiek en foutrapportering (telemetrie)

2.10 Optionele Google-integraties

Google API Services User Data Policy: Het gebruik en de overdracht door Cooper van informatie die is ontvangen via Google API’s naar enige andere app, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor Beperkt Gebruik (Limited Use requirements). (Cooper’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

2.11 Demo-gegevens en contactopvolging

2.12 Activiteitenlogboek van de stem-assistent

3. Bron van de gegevens

Wij verzamelen uw gegevens (en die van uw klanten) op de volgende manieren:

1. Direct van u — wanneer u Cooper installeert, gegevens invoert, of stem-commando’s uitspreekt.
2. Van uw telefoon — wanneer u expliciet kiest om contacten te importeren (flutter_contacts-toegang). Lezing gebeurt lokaal; alleen de rijen die u selecteert worden klanten.
3. Via Excel- of CSV-import — wanneer u een bestand uploadt dat de kolomtitels van ons sjabloon volgt. Het inlezen gebeurt volledig op uw eigen toestel; er wordt voor deze functie niets naar een AI-model of een andere server gestuurd.
4. Via Google OAuth — wanneer u Gmail of Calendar koppelt. U geeft hierbij specifieke toestemmingen (scopes) die u op elk moment kan intrekken via uw Google-account.
5. Onrechtstreeks van uw klanten — als u klantgegevens invoert die afkomstig zijn van een derde (bijvoorbeeld een visitekaartje), bent u als verwerkingsverantwoordelijke verplicht om die personen daarover te informeren. Wij voorzien hiervoor geen rechtstreeks contactkanaal (artikel 14.5 AVG voorziet uitzonderingen wanneer rechtstreekse informatie onmogelijk of onevenredig moeilijk is).

4. AI-functies en stemverwerking

Cooper is een voice-first agentic applicatie. De stem-assistent is geen extra knop — het is de hoofdmanier om met de app te werken. Hierdoor staat AI-verwerking centraal in deze privacyverklaring.

U communiceert met een AI-systeem (Google Gemini Live), niet met een mens.

4.1 Hoe de stemassistent werkt

Wanneer u de stem-knop indrukt, gebeurt het volgende:

1. Uw microfoon wordt geactiveerd (na uw toestemming op besturingssysteem-niveau).
2. Uw stem wordt rechtstreeks doorgestreamd naar het spraakmodel van Google, via een versleutelde verbinding (WSS/TLS). Waar dat model draait, leest u in het kader hieronder.
3. Cooper bewaart geen audio — niet op uw toestel en niet op onze servers. Google verwerkt de audio in real-time en gebruikt ze contractueel niet voor het trainen van algemene AI-modellen.
4. Het AI-model interpreteert uw vraag en reageert in spraak die rechtstreeks wordt afgespeeld.
5. Wanneer de AI een actie wil uitvoeren (een factuur opstellen, een klant zoeken, etc.), gebeurt dit via “tool-aanroepen” — gestructureerde berichten die Cooper omzet in app-acties.

Waar de spraakverwerking op dit ogenblik gebeurt — lees dit.

Cooper is gebouwd op Google Cloud Vertex AI in de regio europe-west1 (België), en daar hoort de spraakverwerking thuis: één regio, binnen de Europese Economische Ruimte.

Het spraakmodel dat Cooper vandaag gebruikt, stelt Google in die regio nog niet beschikbaar. Zolang dat zo is, loopt uw stemsessie over het algemene Gemini-endpoint van Google, dat niet aan één regio gebonden is. Concreet betekent dat: uw stem en de schermcontext die met de sessie meegaat, kunnen tijdens deze overgangsfase ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt — in de praktijk in de Verenigde Staten. De waarborgen daarvoor zijn dezelfde als bij onze andere Google-diensten: het EU-US Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (zie sectie 6).

Wat op beide paden geldt: Cooper bewaart geen audio, wij gebruiken een betaalde Google Cloud-sleutel, en Google gebruikt uw invoer contractueel niet om zijn modellen te trainen.

Zodra het model in europe-west1 beschikbaar is, keert de spraakverwerking terug naar België. Wij passen deze verklaring dan aan en vermelden de wijziging in de versiehistoriek op onze website.

4.2 Wat sturen we naar het spraakmodel?

Tijdens een actieve stemsessie sturen wij — naast uw audio — een gestructureerd systeemprompt naar Google. Dit prompt bevat:

• De Vlaamse persoonlijkheid en gedragsregels van de assistent.
• Datum, tijd en het scherm waarop u zich bevindt.
• Relevante context: als u op een klantenscherm staat, sturen we de naam, adres en relevante details van die klant; als u aan een factuur werkt, de factuurregels en bedragen.
• Uw uurtarief en relevante bedrijfsinstellingen (geen IBAN, geen wachtwoord).
• Bewaarde herinneringen van de assistent over uw voorkeuren (indien u Agent-geheugen heeft ingeschakeld).

Tool-aanroepen en hun resultaten kunnen klantgegevens bevatten. Zij volgen hetzelfde pad als uw stem — zie het kader in sectie 4.1.

4.3 Geen training, geen biometrie, geen geautomatiseerde besluitvorming

• Geen training: Google gebruikt uw gegevens niet voor het trainen van zijn algemene AI-modellen. Dat is een contractuele garantie uit het Data Processing Addendum van Google Cloud, en ze geldt op beide paden uit sectie 4.1 omdat Cooper een betaalde Google Cloud-sleutel gebruikt.
• Geen biometrische identificatie: wij vergelijken uw stem niet met een database om u te identificeren. We verwerken alleen wat u zegt, niet wie u bent als spreker.
• Geen geautomatiseerd besluit met rechtsgevolg: elke actie die uw bedrijf, uw klant of uw geld raakt — een factuur, een verwijdering, een verzending — vereist uw expliciete mondelinge of getypte bevestiging.

4.4 Agent-geheugen

De assistent kan herinneringen opslaan zoals “voorkeur voor ’s morgens werken” of “klant X heeft een hond op de werf”. Dit verbetert toekomstige gesprekken.

• Standaard staat agent-geheugen ingeschakeld.
• U kan het uitschakelen via Instellingen → Agent Geheugen → toggle.
• U kan alle bestaande herinneringen wissen via Instellingen → Agent Geheugen → “Wis alle herinneringen”.

4.5 De import van uw klanten- en artikelbestand gebruikt géén AI

Wanneer u een Excel- of CSV-bestand met klanten of voorraad importeert, leest Cooper de kolommen uit op basis van de vaste titels van ons sjabloon. Dat gebeurt volledig op uw eigen toestel: er gaat voor deze functie geen enkele rij naar een AI-model of naar onze servers. Herkent Cooper een kolom niet, dan stopt de import met de melding welke kolom afwijkt — er wordt niet geraden.

4.6 Verantwoordelijkheid voor AI-output

AI-modellen kunnen fouten maken (verkeerde namen, verkeerde BTW-tarieven, foute adressen). Wij raden u sterk aan elke AI-output te controleren vóór u die naar derden communiceert — vooral facturen, offertes en mailverzendingen. U blijft als gebruiker verantwoordelijk voor de inhoudelijke en wettelijke juistheid van de stukken die u opmaakt en verstuurt.

5. Met wie delen we uw gegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met de subverwerkers die strikt nodig zijn om Cooper te laten werken. Wij verkopen geen gegevens. Wij gebruiken geen gegevens voor reclame.

5.1 Lijst van subverwerkers

5.2 Andere ontvangers

• Wettelijke verzoeken: wij verstrekken gegevens aan bevoegde autoriteiten (politie, fiscus, rechtbank) wanneer een geldig juridisch bevel ons hiertoe verplicht.
• Boekhouder of boekhoudpakket van de Gebruiker (optioneel): als u in Instellingen een e-mailadres invult, sturen wij elke factuur die u verstuurt automatisch in BCC naar dat adres, samen met het UBL-bestand (zie 2.5). Offertes gaan niet naar dit adres. Het kan het adres van uw boekhouder zijn, of het forward-adres van een boekhoudpakket van een derde partij — bijvoorbeeld om uw facturen via Peppol te laten verzenden. U bepaalt deze bestemming zelf; Cooper voert enkel uit wat u in Instellingen heeft ingesteld. Het invullen van dit adres garandeert ons dat u over de nodige toestemming beschikt.
• Geen verkoop van gegevens. Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw gegevens nooit aan derden.

5.3 Wijziging van subverwerkers

Wij brengen u 30 dagen vóór een wijziging in onze subverwerkers op de hoogte via e-mail en een banner in de app. U heeft het recht hier bezwaar tegen te maken. Indien een bezwaar onverenigbaar is met de werking van Cooper, kunnen wij in onderling overleg de overeenkomst beëindigen.

5.4 Gedeelde toegang binnen een kring

Werkt u met een ploeg, dan kan u andere Cooper-gebruikers aan uw account koppelen. Die groep noemen wij uw kring. U beslist wie erbij komt en wie eruit gaat; wij voegen nooit uit onszelf iemand toe.

Een kringlid kan de volgende gegevens niet alleen bekijken maar ook aanpassen: uw klanten, uw opdrachten en de toewijzing ervan, tijdregistraties, het materiaalgebruik op een opdracht, uw voorraad, uw dienstencatalogus met de samenstelling ervan, uw kostposten, en de foto’s, plannen en andere bestanden die bij een opdracht of klant zijn opgeladen.

Uw facturatie blijft van u. Facturen, offertes en de regels die daarop staan zijn voor een kringlid niet bereikbaar — niet op het scherm, niet via de stemassistent, en ook niet rechtstreeks in de databank. Hetzelfde geldt voor uw bedrijfsgegevens, uw factuurinstellingen, uw IBAN en uw inloggegevens.

Omdat u door iemand toe te voegen ook de gegevens van úw klanten met die persoon deelt, blijft u daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkersovereenkomst beschrijft in sectie 5.5 wat dat concreet van u vraagt. Verwijdert u een lid uit uw kring, dan vervalt zijn toegang meteen.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Cooper streeft ernaar uw gegevens binnen de EER te verwerken. Voor onvermijdelijke doorgiften naar landen buiten de EER (vooral de Verenigde Staten — Google’s wereldwijde infrastructuur) hanteren wij de volgende waarborgen:

• Het EU-US Data Privacy Framework (DPF) voor doorgiften naar Google: Google is gecertificeerd onder dit raamwerk dat de Europese Commissie op 10 juli 2023 als adequaat heeft erkend.
• Standaardcontractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie van 4 juni 2021 als bijkomende waarborg voor alle subverwerkers met een Amerikaanse moedermaatschappij (Supabase, PostHog, Sentry, GitHub).
• GitHub, Inc. (dagelijkse back-uptaak): DPF-gecertificeerd; de databankkopie bestaat slechts enkele minuten op een tijdelijke build-server en verlaat die uitsluitend in client-side versleutelde vorm.
• De stem-assistent: die hoort thuis in europe-west1 (België), maar loopt tijdens de overgangsfase uit sectie 4.1 over Google’s algemene Gemini-endpoint. Uw stem en de meegestuurde schermcontext kunnen dan buiten de EER worden verwerkt, gedekt door het DPF en de standaardcontractbepalingen. Uw opgeslagen gegevens blijven ondertussen onverminderd bij Supabase in Ierland.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Zacht-verwijderen ≠ definitieve verwijdering. Wanneer u een klant, opdracht of ander record verwijdert in Cooper, wordt het record gemarkeerd als verwijderd maar gedurende 90 dagen bewaard, zodat sync-conflicten en abusievelijke verwijderingen kunnen worden hersteld. Daarna wordt het fysiek verwijderd, behalve voor facturen waarvoor de 10-jarige fiscale bewaarplicht geldt.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

8.1 Technische maatregelen

• Op uw toestel: uw lokale database wordt versleuteld met AES-256 (SQLCipher op telefoon en tablet, een gelijkwaardige versleutelde SQLite-variant in de webversie). Op telefoon en tablet zit de versleutelingssleutel in de beveiligde sleutelopslag van uw besturingssysteem (Android Keystore / iOS Keychain); in de webversie bewaart de browser hem, want een browser heeft die kluis niet.
• In transit: alle communicatie verloopt via TLS (HTTPS / WSS).
• Op onze servers: Supabase past standaard versleuteling op rust toe. Toegang wordt door de databank zelf afgedwongen op elke afzonderlijke rij (Row-Level Security): u bereikt uw eigen gegevens, en daarnaast — enkel voor de categorieën uit sectie 5.4 — die van uw kring. Uw facturen, offertes, bedrijfsinstellingen en accountgegevens blijven ook daar strikt bij u.
• Authenticatie: uw wachtwoord wordt bij Supabase gehasht met bcrypt. Wij zien uw wachtwoord nooit in leesbare vorm. De sessietokens zijn ondertekend met ES256 (asymmetrische sleutel).
• API-sleutels: alle Google API-sleutels en het service-account-bestand voor de AI-diensten staan uitsluitend op de server (Supabase Secrets), nooit in de app. Uw toestel haalt bij het starten van een spraaksessie een kortlevende toegangssleutel op.
• Back-ups: naast de platform-back-ups van Supabase maken wij dagelijks een eigen off-site back-up. Die wordt vóór opslag versleuteld met asymmetrische encryptie (age / X25519) — de ontsleutelsleutel bevindt zich uitsluitend bij Cooper, nooit bij de opslag- of build-infrastructuur — en elke back-up wordt vóór opslag automatisch op herstelbaarheid getest.

8.2 Organisatorische maatregelen

• Beperkte toegang: alleen Cooper-personeel met een legitieme reden (debugging, klantondersteuning, kost- en stabiliteitsmonitoring van de stem-assistent) heeft toegang tot productiegegevens. Voor de stem-telemetrie gebeurt dit via een interne service-rol (zie sectie 2.7).
• Logboeken: wij activeren audit-logs op administratieve toegangen tot de productiedatabank zodat onze interne raadplegingen achteraf herleidbaar blijven.
• Datalek-procedure: bij een vermoed datalek beoordelen wij binnen 72 uur of melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of de betrokkenen vereist is.

9. Uw rechten

U heeft als betrokkene een aantal rechten onder de AVG. Wij respecteren ze en proberen uw verzoek binnen één maand af te handelen (eventueel verlengbaar tot drie maanden bij complexe verzoeken).

9.1 Welke rechten heeft u?

• Recht op inzage (artikel 15 AVG) — een kopie krijgen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie (artikel 16 AVG) — onjuiste gegevens laten corrigeren. In Cooper kunt u dit zelf doen via de app.
• Recht op gegevenswissing of “vergetelheid” (artikel 17 AVG) — uw gegevens laten verwijderen. Beperking: facturen blijven 10 jaar bewaard wegens wettelijke verplichting (zie sectie 7). Gewiste gegevens kunnen daarnaast nog maximaal 35 dagen aanwezig blijven in onze versleutelde back-upkopieën, die automatisch vervallen; bij een eventuele terugzetting van een back-up passen wij uw wissing opnieuw toe.
• Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) — de verwerking tijdelijk laten “bevriezen”.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) — uw gegevens ontvangen in een machinaal leesbare vorm (JSON/CSV/PDF). Op verzoek per e-mail; binnen 30 dagen.
• Recht van bezwaar (artikel 21 AVG) — bezwaar maken tegen verwerkingen die op gerechtvaardigd belang gebaseerd zijn (bug-rapporten, en de telemetrie van sectie 2.9/sectie 10).
• Recht om uw toestemming in te trekken (artikel 7.3 AVG) — voor verwerkingen die op uw toestemming gebaseerd zijn (Google-koppelingen, agent-geheugen). Dit beïnvloedt niet de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen die op die toestemming gebaseerd waren.

9.2 Hoe oefent u uw rechten uit?

Stuur een e-mail naar info@getcooper.ai met daarin:

• Welk recht u wenst uit te oefenen.
• Een minimale identificatiebewijs (uw geregistreerde e-mailadres en bedrijfsnaam volstaan in eerste instantie).
• Eventuele specifieke gegevens of categorieën waarop uw verzoek betrekking heeft.

Wij antwoorden binnen één maand. Als wij verlenging nodig hebben, brengen wij u daar binnen die maand van op de hoogte.

9.3 Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 E-mail: contact@apd-gba.be Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wij vragen u — als dit redelijk is — eerst contact op te nemen met onze DPO via info@getcooper.ai, zodat wij kunnen proberen uw bezorgdheid rechtstreeks op te lossen. Maar uw recht om rechtstreeks naar de GBA te stappen blijft volledig intact.

10. Diagnostiek en trackers

Cooper gebruikt twee diagnostische diensten om de app en de webversie stabiel te houden en verbeteringen aan te brengen:

• Sentry — automatische foutrapportering wanneer er iets crasht.
• PostHog — anonieme statistieken over welke functies worden gebruikt.

Beide draaien op allebei de oppervlakken. Elke gebeurtenis draagt een vermelding of ze van de mobiele app of van de webversie komt; verder verandert er niets aan wat er verzameld wordt.

10.1 Geen toggle, wel met strenge waarborgen

Beide diensten zijn structureel actief vanaf de eerste start. Er is bewust geen in-app aan/uit-knop voorzien: Cooper steunt op deze stabiliteitssignalen om fouten tijdig te detecteren, en om de kost van de stem-assistent te bewaken — die assistent is Cooper’s hoofdfunctie en brengt een verbruikskost per sessie mee. Zonder die signalen kan Cooper de dienst niet stabiel en betaalbaar houden. Wij zijn ons ervan bewust dat de Belgische e-Privacy-regelgeving (artikel 129 Wet 13 juni 2005) voor analytics-trackers in beginsel een opt-in vooropstelt. Cooper heeft hier een bewuste afwijkende afweging gemaakt onder gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG); zie de belangenafweging in sectie 10.3 en het bezwaarrecht in sectie 10.4.

10.2 Wat wij niet verzamelen via deze trackers

• Uw IP-adres (uitgeschakeld in de Sentry-configuratie via sendDefaultPii = false).
• De inhoud van uw klanten, jobs, facturen of stem.
• Unieke device-ID’s of “John’s iPhone”-namen.
• Wachtwoorden of sessietokens.
• Klantgegevens van uw eindklanten.

Identificatie naar PostHog en Sentry gebeurt via een SHA-256-hash van uw gebruikers-ID, niet via uw e-mail of naam. Beide diensten draaien op EU-servers (PostHog op eu.i.posthog.com, Sentry op *.ingest.de.sentry.io in Frankfurt) onder een Data Processing Addendum met de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10.3 Belangenafweging onder artikel 6.1.f AVG

Cooper steunt deze verwerking op het gerechtvaardigd belang om Cooper stabiel, bruikbaar en betaalbaar te houden. De afweging tegenover uw belangen verloopt als volgt:

• Ons belang — bug-detectie binnen het etmaal, kostmonitoring van de stem-assistent, identificatie van schermen en flows waarin gebruikers vastlopen. Zonder deze signalen kan Cooper de dienst niet verantwoord leveren.
• Noodzakelijkheid — eenvoudige logfiles op het toestel zijn ontoereikend: Cooper is een offline-first, multi-device-app waar veel fouten alleen serverzijdig zichtbaar worden via gestructureerde error-tracking.
• Minimalisatie — alle gegevens zijn voor verzending geanonimiseerd via een SHA-256-hash van uw gebruikers-ID; IP-adressen, request-bodies, klantgegevens en stem-inhoud worden uitdrukkelijk uitgesloten.
• Lokalisatie — beide trackers draaien op EU-servers; geen doorgifte buiten de EER.
• Duur en herziening — deze regeling is niet tijdelijk. Wij herzien haar wanneer de aard of de omvang van de verwerking wijzigt, of wanneer de Gegevensbeschermingsautoriteit, de rechtspraak of uw redelijke verwachtingen een andere lijn opleggen. Voeren wij een opt-in-mechanisme in, dan volgt die wijziging de procedure uit sectie 12.
• Impact op u — de gehashte signalen kunnen u niet herleiden, bevatten geen klantdata en worden niet gedeeld voor marketing of profilering. De impact op uw privacy is daardoor laag.

Onze conclusie is dat het gerechtvaardigd belang in deze specifieke context zwaarder weegt dan de beperkte privacy-impact van geanonimiseerde, EU-gehoste, niet-marketing-gedreven telemetrie. Wij erkennen dat een GBA-controle hier tot een andere conclusie zou kunnen komen; dat is een bewust genomen en hier uitdrukkelijk opgeschreven risico. Om die reden voorziet sectie 10.4 een rechtstreeks bezwaarkanaal dat op elk moment openstaat.

10.4 Bezwaarrecht (artikel 21 AVG)

U heeft op elk moment het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking op grond van uw bijzondere situatie. Stuur daarvoor een e-mail naar info@getcooper.ai met de vermelding “bezwaar telemetrie”. Wij beoordelen uw verzoek binnen één maand en, behoudens dwingende gerechtvaardigde gronden, schakelen Sentry en PostHog voor uw account uit aan de zijde van Cooper. Bij beëindiging van uw account worden ook de bijhorende gehashte identifiers bij PostHog en Sentry op verzoek verwijderd.

11. Kinderen

Cooper richt zich uitsluitend tot meerderjarige zelfstandige ondernemers met een Belgisch BTW-nummer. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen onder de 13 jaar (de Belgische digitale-toestemmingsleeftijd, artikel 7 Wet 30 juli 2018).

Indien u meent dat een kind onder de 13 jaar ons gegevens heeft verstrekt — bijvoorbeeld via een geïmporteerd contact — neem dan contact op met info@getcooper.ai zodat wij die gegevens kunnen verwijderen.

12. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij een substantiële wijziging — bijvoorbeeld een nieuw verwerkingsdoel of een wijziging in uw rechten — krijgt u de nieuwe versie bij uw eerstvolgende aanmelding voorgelegd en moet u ze uitdrukkelijk aanvaarden. Aanvaarding is dan een noodzakelijke voorwaarde voor verder gebruik van Cooper: zolang u niet aanvaardt, blijft Cooper op dat scherm staan. U kan dan ofwel alsnog aanvaarden, ofwel uw account laten beëindigen via info@getcooper.ai. Bij die aanvaarding leggen wij het tijdstip én het versienummer vast, zodat achteraf vaststaat waarmee u akkoord ging.

Gaat het om een nieuwe subverwerker, dan geldt daarbovenop de aankondigingstermijn van dertig dagen en het bezwaarrecht uit sectie 5.3.

Bij kleine, niet-substantiële wijzigingen (typografische correcties, verheldering van bestaande tekst) volstaat een aanpassing van het versienummer en de versiedatum.

Eerdere versies blijven raadpleegbaar: wij publiceren de volledige versiehistoriek op onze website, naast de actuele tekst.

13. Contact en geschillenbeslechting

Algemene vragen of verzoeken in verband met uw gegevens

info@getcooper.ai

Geschillen

Indien een vraag of klacht niet rechtstreeks kan worden opgelost, kan u zich wenden tot:

• de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie sectie 9.3) voor privacy-geschillen, of
• de Ondernemingsrechtbank Leuven (Nederlandstalige afdeling) voor andere geschillen voortvloeiend uit deze verklaring of het gebruik van Cooper. Deze rechtbank is exclusief bevoegd. Op deze verklaring is Belgisch recht van toepassing.

Deze privacyverklaring is opgesteld in het Nederlands. Een Engelse of Franse versie is op verzoek beschikbaar via info@getcooper.ai.

Versie 2.0 — 6 september 2026.